Cabinet d'architecture recherche un.e secrétaire polyvalent.e qui assure un rôle clé.
Les missions :
Elle/il assure l'accueil physique et téléphonique, facilite la gestion administrative et commerciale des affaires en cours, et soutient l'équipe dans le bon fonctionnement de l'activité.
- Accueil physique des visiteurs / des clients à l'agence
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants
- Assure la transmission des messages à l'équipe
- Réalise la gestion des plannings
- Assure le suivi des appels d'offres (veille, téléchargement des DCE, dépôts dématérialisés)
- Assure la mise à jour des dossiers des projets en cours (physiques et numériques)
- Gère et classe les documents administratifs liés aux marchés publics ou privés
- Participe au suivi des affaires : échéances, courriers, échanges avec les clients, partenaires.
- Réalise la facturation, le suivi des règlements, les relances des clients en cas d'impayés
- Transmet les éléments bancaires et commerciaux nécessaires à la comptable (relevés, factures, justificatifs, etc.)
- Suit les demandes comptables et assurer un lien régulier avec le cabinet comptable
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Bonne expression écrite et orale
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Bon relationnel, sens de l'écoute et discrétion
- La connaissance du secteur de l'architecture ou du bâtiment serait un plus, mais une formation interne liée aux spécificités du poste sera envisagée.
Les horaires :
Du lundi au jeudi de 9 à 12h et 14 à 17h et le vendredi 9 à 12 h.
Votre profil :
- Expérience en secrétariat ou assistanat administratif, idéalement dans un environnement similaire (agence, bureau d'études, cabinet de professions libérales, entreprise du bâtiment)
- Formation de niveau Bac à Bac+2 (BTS Secrétariat, Assistant de gestion PME-PMI