L'assistante aide le référent en charge de la gestion du GCS à assurer l'ensemble des missions relatives à la formation des agents de restauration et autres missions annexes des ressources humaines.
Maitrise impérative du Pack Office (Word-Excel-Powepoint exigés).
Connaissance de l'environnement fonction publique hospitalière souhaité.
Activité principale
Formation professionnelle continue :
- Instruire les procédures de gestion administrative individuelles et collectives pour les actes de GRH et de formation professionnelle continue sur le plan administratif et logistique
- Recueil des besoins en formation
- Prendre contact avec chaque organisme certifié QUALIOPI en relation avec la formation demandée
- Lancer les devis / validation des devis pour les différents sites / Demande des différentes conventions / envoi à chaque site
- Envoi du planning organisationnel aux responsables de sites
- Envoi de la convocation de formation à l'agent.
- Vérification sur le logiciel de pointage pour chaque site que l'agent est planifié J-15
- Gestion administrative dans GESFORM
- Tableau de suivi (présents/absents) + gestion de l'enveloppe budgétaire
- Point de suivi mensuel avec l'ANFH
- Gestion budgétaire pour respecter le budget annuel alloué
Activités annexes
- Suivi des effectifs
- Suivi administratif des dossiers individuels des agents,
- Suivi de la gestion des temps de travail (respect de la réglementation, mise en place actions correctives)
- Contrôle et validation des différentes facturations en lien avec la formation.
- Suivi des contrats : rédaction des contrats, suivi des évaluations pour les renouvellements de contrats, sorties
Relations professionnelles:
Partenaires internes
- Responsables des unités relais et de la cuisine centrale
- Agents du GCS
- Directeur de la DAHL
Partenaires externes
- ANFH
- Organismes de formation
Contrat CDD de 3 mois avec une période d'essai 15 jours.
Horaires : lundi et mardi de 8h00 à 15h30 et le jeudi de 8h 15 à 12h00 (pause déjeuner comptée dans temps de travail - 40min)