Le poste est à pourvoir courant septembre 2025 pour un CDD de remplacement de 2 mois, à temps partiel (80%).
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, l'assistant de coordination a pour mission d'assurer
un appui administratif opérationnel au cadre territorial et aux coordinateurs de parcours pour
faciliter et optimiser la gestion administrative des activités de coordination.
A ce titre ses principales missions sont :
1. Organiser et coordonner le partage des informations internes et externes, parfois
confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
2. Assister les membres de l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion
de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de
réunions, accueil, formations...)
3. Assurer des activités de coordination de niveau 1 : orientation
Activités principales :
Communiquer
- Accueillir avec bienveillance et efficacité les demandes d'appui, assurer un accueil
téléphonique convivial et pertinent,
- Expliquer les missions et le fonctionnement de l'équipe
- Assurer la saisie du courrier et des comptes rendus de réunions avec précision,
fidélité, efficacité et cohérence,
- Produire les documents nécessaires aux activités du pôle et demandés par les
professionnels du DAC 34
- Assurer efficacement une assistance aux professionnels du territoire
- Rendre compte fidèlement aux référents parcours et au coordonnateur
Organiser
- Gérer le courrier administratif, gérer le planning de l'équipe, des réunions,
formations, événements,
- Hiérarchiser les demandes, prioriser les tâches et veiller au respect des délais
- Organiser les déplacements, gérer les appels ou les situations d'urgence, en
fonction de la répartition du travail au sein de l'équipe pluridisciplinaire.
- Assurer la gestion documentaire
- Assurer le recueil des données et documents nécessaires à la gestion
administrative et financière des activités du service et des ressources humaines en
lien avec les attentes de la direction du DAC : feuilles de présence, évaluations,
bons de livraison, plannings validés, etc.
Gérer
- Assurer la logistique des moyens matériels nécessaires à l'activité : fournitures
diverses, véhicules, téléphonie, moyens informatiques.
- Assurer des actions de coordination des parcours de santé de premier niveau :
collecter les informations nécessaires pour la gestion d'une demande d'appui et
l'orienter en interne ou en externe
- Conduire la gestion de projet dans son domaine de compétence
- Promouvoir les outils de la démarche qualité