ACTIVITÉS PRINCIPALES
Pivot central de notre coopérative, le contenu du poste est le suivant :
I - COMPTABILITÉ
Planification et réalisation des différentes tâches comptables
- Saisit et tient à jour les documents et écritures comptables
- Met les écritures à disposition pour vérifications (comptable, direction, contrôleur Urssaf.)
- Prépare et établit les documents nécessaires au suivi budgétaire
- Vérifie les conventions et les factures avec la responsable administrative
- Classe et archive les dossiers, documents et pièces administratives et comptables selon les règles et procédures en vigueur
Suivi de la facturation et des retours de règlement
- Établit les factures et les éléments comptables
- Croise les données du suivi de l'activité avec les écritures comptables
- Informe la gérante des retards de règlement et l'alerte en cas d'anomalie
Suivi comptes clients et fournisseurs
- Vérifie les comptes et lettrages
- Vérifie les factures reçues,
- Prépare les règlements et transmet pour signature
Suivi des comptes bancaires
- Saisit les mouvements
- Établit le rapprochement bancaire
Suivi des notes de frais salariés
- Contrôle, saisit et prépare les règlements sur la base des justificatifs
II - GESTION DE L'ACTIVITE DE FORMATIONS
Suivi administratif, organisation et logistique des prestations de formation Inter
- Assure le suivi administratif des parcours de formations (inscriptions, conventions, attestations, planning, convocation, etc.) en utilisant les logiciels dédiés
- Contacte clients et formateurs en cas d'annulation
III - SECRÉTARIAT
Ressources humaines
- Tient à jour le registre du personnel pour contrôle
- Tient à jour les références formateurs
Mise à jour des éléments de traçabilité
- Tableau de suivi des demandes intra
- Tableau de suivi de l'activité inter
- Cahier de liaison du secrétariat
- Suivi des déclarations CFC
- Suivi et organisation des références clients et des références formateurs
Communication commerciale écrite et orale
- Relance clients pour inscription, signature de convention, règlement.
- Accueil téléphonique : recueil et analyse les demandes pour traitement, renseignement ou orientation
EN COLLABORATION AVEC LA RESPONSABLE ADMINISTRATIVE
Accueil téléphonique, physique et électronique
- Gère la réception des courriers électroniques de la boîte générale du GRAPE INNOVATIONS : réponse, traitement, traçage, partage des informations
- Enregistre le courrier
- Assure la sauvegarde quotidienne du serveur et tenue du registre de sauvegarde
Assistance aux formateurs
- Préparation des salles, collation
- Orientation des stagiaires
VIE D'ÉQUIPE
- Participe aux réflexions sur le fonctionnement, l'organisation et les projets de développement.
- Collabore avec les autres membres de l'équipe pédagogique et administrative
- Participe à la vie coopérative et à l'élaboration des projets d'évolution de la Scop
o Réunions d'équipe et journées du GRAPE INNOVATIONS
o Temps de travail hebdomadaire avec la gérante et la responsable administrative
AUTONOMIE, CONTRAINTES ET RESPONSABILITES PARTICULIERES DU POSTE
- Autonomie concertée avec la gérante pour l'organisation de son travail
- Maintenir son niveau de performance dans sa spécialité et l'utilisation des logiciels dédiés
- Travail en collaboration avec d'autres services qui nécessite de la réactivité
- Devoir de discrétion par rapport à l'entreprise GRAPE INNOVATIONS
RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
- Travail assuré en étroite collaboration avec la gérante et la responsable administrative ainsi qu'avec l'ensemble des formateurs.
- Contacts réguliers avec les clients
- Travaille en lien avec le cabinet comptable et le cabinet d'Expertise Comptable. Est aussi en relation avec les organismes sociaux
AVANTAGES
Poste évolutif selon les compétences et l'engagement. Le poste peut également évoluer vers un temps plein du fait de l'évolution de la structure.
Devenir associée de la Scop au bout d'une année d'exercice
