La Fondation Charles de Gaulle, organisation à but non lucratif reconnue d'utilité publique, recherche une personne polyvalente pour assister l'équipe, contribuer au bon fonctionnement de l'établissement et permettre ainsi la bonne réalisation de ses missions auprès du public.
L'agent/agente d'accueil assure diverses missions :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs qui se présentent dans les bureaux de la Fondation : savoir identifier le visiteur, informer les collaborateurs de l'arrivée de leur rendez-vous, faire patienter le visiteur et savoir l'orienter le cas échéant ; savoir accueillir les visiteurs inopinés en les faisant patienter et en identifiant leur correspondant potentiel.
- Assurer la tenue du standard téléphonique : prendre les appels et les messages, rerouter l'appel vers le bon correspondant, prendre un message en cas d'absence de ce dernier et transmettre l'information.
- Assurer la gestion de la boutique en ligne de la Fondation : réceptionner les commandes puis les préparer en utilisant le logiciel dédié, gérer le stock, contribuer avec l'équipe au développement des produits proposés ; gérer également les commandes, envois et retours des expositions itinérantes proposées par la Fondation.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant : réceptionner le courrier et le traiter pour l'adresser au bon correspondant, confectionner les colis et les plis sortants, gérer la relation avec la poste et les diverses entreprises de livraison.
- Gérer les achats liés au fonctionnement de l'établissement : connaître l'état des stocks et identifier les commandes à passer pour procéder au renouvellement en anticipant des besoins et en lien avec les besoins des différents porteurs de projets.
- Contribuer à l'entretien et à l'agencement des locaux : identifier les menus travaux à effectuer pour garantir le bon fonctionnement du site et l'accueil, assurer l'accueil des prestataires le cas échéant et savoir les orienter, assurer l'installation de la salle dédiée à l'accueil du public en fonction des événements et du planning communiqué.
La personne titulaire du poste doit savoir faire preuve de réactivité face aux situations, de compréhension des enjeux liés à l'image de la Fondation. Elle doit avoir le sens du service et le goût du travail bien fait.