Missions principales :
L'Assistant(e) de Direction assiste le Directeur Général dans l'organisation quotidienne de ses missions, contribue au bon fonctionnement du siège de l'association ( regroupant l'ensemble des fonctions supports de l'association et facilite la coordination entre les différents services et partenaires. Elle/il veille à la qualité, la confidentialité et la fluidité des informations circulant dans et hors de la direction générale. Elle/Il participe à l'organisation et la mise en œuvre de projets transversaux (administratifs, communication.)
1. Appui direct à la Direction Générale
- Gérer l'agenda, les priorités et les déplacements du Directeur Général
- Organiser les réunions, rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, en assurer le compte rendu et le suivi
- Rédiger et envoyer les convocations aux réunions des représentants du personnel
- Traiter les courriers, e-mails et appels entrants en filtrant les priorités
- Rédiger diverses courriers (administratif, RH..)
- Préparer des supports de communication (note, présentation, synthèse)
2. Soutien à la gouvernance
- Organiser les réunions du Conseil d'Administration, du Bureau, de l'Assemblée Générale et autres moments institutionnels
- Préparer les dossiers et documents réglementaires, assurer leur mise à disposition
- Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des délibérations
- Assurer la publication du rapport annuel : suivi de l'édition des contenus par les différents services, relance des contributeurs, relecture et gestion de la publication
- Participer à la formalisation du document
3. Coordination administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des rendez-vous au siège de l'association
- Participer à la mise en œuvre, mise à jour et au suivi des procédures administratives internes
- Assister dans la gestion de projets transversaux (qualité, développement des partenariats et du mécénat etc.)
- Veiller au suivi, classement et archivage des dossiers administratifs, des partenaires et fournisseurs suivis au siège
- Participation à la restructuration associative et l'évolution des outils numériques
4. Gestion de la communication
- Assurer la circulation efficace de l'information entre la Direction Générale et les services
- Participer aux dossiers de communication internes et externes, vérification régulière du site web, alimentation des contenus
5. Appui ponctuel au Service des Ressources Humaines
- Participer à l'élaboration des contrats de travail
- Participer à la mise en œuvre de de la documentation RH, des rapports de pilotage RH
- Participer à la mise en place des élections professionnelles
Points particuliers :
Reprise d'ancienneté selon convention collective 66, expérience sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative ou médico-sociale, connaissance du fonctionnement associatif et/ou du secteur de la protection de l'enfance appréciée
