Poste en CDI de secrétariat Standard Accueil à temps partiel, pour complément d'activité de poste.
horaires et temps de présence : - Semaines scolaires : les après-midis de 13h15 à 18h00 (Lundi, mardi, jeudi et vendredi)
- Semaine des congés scolaires : du lundi au mardi de 8h45 à 12h15 puis de 13h15 à 16h45 et le mercredi de 8h45 à 12h15.
- Congés, les 2èmes semaines de chaque vacances scolaires, 2 semaines à Noël/1er de l'an et 5 semaines l'été.
Diplômes : BAC PRO Secrétariat administratif - BAC + 2 dans le domaine Assistant administratif, gestion des entreprises et des administrations
Expérience en entreprise ou organisme de formation souhaitée, débutant accepté.
Maitrise du pack office dans sa globalité, principalement Word avancé (publipostage, emailing, plans) ainsi qu'Excel (tenue de tableurs)
Maîtrise d'un standard téléphonique
Doit savoir faire preuve de rigueur, de sens de l'organisation, d'adaptabilité, de discrétion, de relationnel et de communication.
Doit savoir être autonome et rendre compte
Missions :
- Accueil et prise en charge des visiteurs et des appels téléphoniques ;
- Traite en autonomie des problèmes simples, reformulation des demandes et orientation vers les interlocuteurs qualifiés pour obtenir une réponse ;
- Gestion de l'adresse électronique principale de l'établissement ainsi que l'adresse « contact » du site internet, réorientation des messages vers les interlocuteurs qualifiés pour répondre ;
- Tenue du suivi administratif des éventuelles visites, appels téléphoniques, affranchissements
- Traitement du courrier (arrivée, départs), aide éventuel à la mise sous pli ;
- Gestion des réservations et de l'occupation des salles de réunions, amphi, salles de cours spécifiques et du parc automobile ;
- Gestion des colis : réception, pointage en lien avec les bons de commandes et distributions vers les destinataires ;
- Tenue de tâches de secrétariat auprès des responsables généraux / pédagogiques, éventuellement selon les besoins ;
- Gestion des préliminaires aux voyages (demande de devis auprès des transporteurs) ; aide à la gestion administratives et financières du suivi des voyages en lien avec le service comptabilité en fonction des besoins ;
- Gestion de la mise à jour de la transmission des informations sur les écrans dédiés, ainsi que sur les calendriers généraux ;
- Soutien aux autres secrétariats administratifs ou pédagogiques en fonction des besoins ;
- Aide ponctuelle pour des travaux spécifiques ou d'urgence sur demande du responsable hiérarchique.