Au sein d'un organisme de formation situé sur Bayonne, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) de formation, tout d'abord en mi-temps de Septembre à Décembre puis temps complet à partir de fin Décembre début Janvier avec possibilité d'évolution du contrat de travail ensuite.
Vos missions :
Planification et accueil des formations
Contribuer à l'organisation des formations (planification, inscriptions, logistique.).
Orienter le client (entreprise, particulier, stagiaire) vers le service commercial si nécessaire,
Accueillir et orienter les participants lors des actions collectives (forums - remise des diplômes...),
Assurer un accueil physique et téléphonique auprès de différents publics (jeunes - entreprises - formateurs - collaborateurs internes) si nécessaire.
Suivi administratif, financier et commercial
Assurer l'organisation des sessions de formations vendues, en intra-entreprises, en inter-entreprises et en diplômant
Assurer le suivi administratif des formations dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures internes (conventions, convocations stagiaires, attestations, factures des achats et intervenants, documents pédagogiques, bilans et rapports de stage, gestion des présences et absences des apprenants.),
Gérer les différentes plateformes liées à l'activité commerciale de formation et de facturation,
Assurer le suivi administratif et financier de tous les participants, tant en interne EMISA qu'auprès des organismes instructeurs des dossiers,
Assurer les relations administratives avec les intervenants, les assister à l'occasion de leurs prestations (gestion de clefs des salles, réservation des salles, gestion des feuilles d'émergements.)
Assurer un accueil et une première écoute des problèmes des entreprises durant les sessions de formation,
Réaliser le suivi financier des intervenants ainsi que les factures liées à l'activité
Alerter le responsable pédagogique des défections de participants ou des difficultés rencontrées avec les intervenants,
Informer le responsable pédagogique des modifications éventuelles de personnes dans le réseau professionnel lié à l'emploi.
Prise en charge des participants et des intervenants
Assurer un lien permanent avec les participants, les intervenants et les entreprises
Assurer un reporting régulier auprès du responsable hiérarchique ; proposer des pistes d'évolution sur l'organisation et les process des formations sur la base du retour clients.
Bac + 2 minimum idéal dans le secteur des RH