Sous l'autorité de la Responsable administrative et financière vous aurez pour missions :
Dans le domaine financier :
- Effectuer les actes de gestion pour les dépenses de l'Uness sur l'outil budgétaire dédié ELAP Finances
- Saisie des engagements juridiques :
Référencer le tiers/l'objet/le détail de la commande/le compte comptable/le fléchage de la dépenses
Faire valider et signer les engagements par la personne compétente
Envoyer les bons de commande au fournisseurs
- Saisie des services faits
constater les services faits des commandes
Récupérer/produire les pièces justificatives
- Saisie des factures :
Récupérer les factures sur Chorus Pro
Saisir les factures dans l'outil
Faire valider et signer les factures par la personne compétente
- Saisir les demandes de paiement des dépenses/missions
- Saisir les demandes de remboursement des frais de missions
Faire valider les demandes de paiement/remboursement et envoyer la demande à l'agence comptable en contrôlant l'ensemble des pièces justificatives jointes
Créer les fiches fournisseurs en vérifiant les données et la bonne réception des documents de contrôle ; maintenir à jour la base de données fournisseurs
Dématérialiser, classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières et comptables
Alimenter les tableaux de bord de suivi des dépenses et des missions
Dans le domaine RH
Être en appui de la Responsable RH pour les activités de gestion des RH en cas de pic d'activité :
- Rassembler des variables de paie
- Assurer la mise à jour et le suivi des absences sur le logiciel de gestion des temps
- Participer à des dossiers Rh (préparation du budget formation)
- Organiser les inscriptions et le suivi administratif des sessions de formation
Pour le fonctionnement général de l'Uness :
- Organiser les déplacements des agents en assurant la réservation des hébergements et transports, le suivi administratif et la gestion des frais de missions .
- Effectuer les commandes en fonction des besoins des services (fournitures diverses, prestations de services, matériels informatiques, mobilier, licences..). Le cas échéant effectuer une recherche de fournisseurs ou prestataires, participer à l'analyse des offres reçues et finaliser l'acte d'achat.
- Apporter un soutien logistique pour certaines activités du GIP (locaux, assurances, matériels, fournitures) et des évènements (instances, conférences, réunions, séminaires, colloques.)
- Assurer la gestion du courrier arrivé et départ
profil recherché :
- Formation supérieure bac +2
- Expérience sur poste similaire souhaitée
compétences :
- Connaître les règles des finances et de la comptabilité publiques
- Connaître les règles de la commande publique
- Maîtriser les outils bureautiques
- Posséder des capacités rédactionnelles
- Aptitude à la communication écrite et orale
- Méthode, rigueur, organisation
- Autonomie
- Aptitude au travail en équipe
- Capacité d'adaptation
- Connaissance d'un outil de gestion budgétaire appréciée
- Connaissance du milieu universitaire appréciée
modalité de travail :
Télétravail possible jusqu'à 3 jours par semaine sur un plein temps.
47 jours de congés par an.