Le Théâtre de Villefranche recherche d'urgence un(e) Secrétaire dans le cadre d'un remplacement.
Vos missions
- Accueil téléphonique ;
- Traitement administratif des dossiers (courrier, mises sous pli, classement, rangement et archivage) ;
- Participe à l'organisation des réunions et déplacements professionnelles (réservation de lieu, invitation des participants, gestion de la liste des présents, réservations hôtel, train, accréditation festival.) ;
- Rédaction des comptes rendus de réunions ;
- Gestion des dossiers d'intendance (suivi des contrats fournisseurs, de la maintenance des équipements, de l'approvisionnement en fournitures, gestion des commandes de bureautique, papeterie, petits équipements, produits d'entretien.) ;
- Assiste l'administratrice dans l'élaboration des documents ressources pour l'ensemble de l'équipe
- Assure un renfort au service billetterie, en fonction de l'activité (lancement des ventes en début de saison et ponctuellement tout au long de l'année) ;
- Assiste le pôle communication (gestion de la documentation liée à la programmation, mise à jour des fichiers, participe à la mise en ligne de la programmation) ;
- Assiste le pôle RP (suivi des inscriptions des publics aux stages proposés durant la saison, suivi de l'information aux « spectateurs complices », suivi des inscriptions scolaires - courriers de confirmation, de rappel, gestion des chèques de caution).
Missions associées
- Participation à l'accueil du public pour certaines manifestations de la structure
- Participation à l'organisation des conseils d'administration et l'Assemblée Générale annuelle du Théâtre
Contraintes et particularités du poste
- Variation de la charge de travail au cours de l'année (notamment au moment du lancement de la campagne d'abonnement)
- Travail ponctuel le samedi
Compétences nécessaires :
Þ Maîtrise de l'outil informatique, connaissance du logiciel de billetterie et de relation public (LEGILOG)
Þ Sens de l'accueil, autonomie et rigueur dans l'organisation du travail, aptitude à travailler en équipe, discrétion
Conditions d'exercice
- Temps de travail : 24h/semaine - temps de travail modulé selon accord d'entreprise en vigueur
- Groupe 8 CCNEAC - Echelon selon expérience
