Notre client, investit dans le domaine de la gouvernance depuis 2016. Il déploie des projets gouvernance dans une cinquantaine de pays, mobilisant du don et du prêt pour un volume cumulé d'engagements de plus de 7 milliards d'euros.En qualité d'Assistant/e de division, vous assistez un ou plusieurs managers ou une équipe dans leur organisation et dans la gestion de certains dossiers administratifs et logistiques, afin de faciliter la mise en oeuvre de leurs missions.
1 - Gestion administrative
Rédigez en autonomie, dans le respect de la charte graphique du Groupe, tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés par le management ou l'équipe (compte rendu de réunion, mail, courrier, organigramme, présentation, note de service, formulaire...)
Assistez le management ou l'équipe dans la constitution du fond de certains dossiers de préparation à des réunions et en appuyez le suivi
Assurez l'accueil physique et téléphonique pour le compte du management ou de l'équipe concernés
Optimisez et organisez l'agenda des 3 managers ou des équipes en fixant, en hiérarchisant et veillant à la cohérence des rendez-vous
Suivant l'organisation du service, assistez le management dans l'organisation de sa division :
o Suivi du tableau des congés ;
o Tenue et mise à jour de l'organigramme ;
o Tenue et mise à jour du plan de charge de l'équipe ;
o Appui à certaines activités de communication;
o Certains chantiers transversaux (archivage, gestion des droits d'accès...)
2 - Gestion logistique
Organisez et/ou préparez les réunions du management ainsi que certaines manifestations
Organisez les missions de tous les collègues de la division (réservation de billets, hôtels, ordre de mission...)
Préparez l'arrivée et accueillez toute nouvelle personne intégrant l'équipe
Assurez la préparation des pauses cafés/collations sur les activités le nécessitant
Lieu : Paris 12, temps partiel, anglais requis 1. Compétences recherchées
Maitriser les outils bureautiques
Produire tout document (CR, tableaux de bord) selon les règles de présentation requises
Diffuser et organiser la circulation de l'information au sein du service
Organiser et opérer un contrôle qualité (données saisies, pièces justificatives...)
externes
Centraliser et classer l'information
Organiser et gérer les étapes d'un déplacement
Gérer la relation avec un client (client interne, bénéficiaire du projet...)
Délivrer informations, avis et conseils en tenant compte des spécificités de ses interlocuteurs et de leurs besoins
2. Qualités humaines / relationnelles
Vous êtes reconnu.e pour votre capacité d'adaptation (contextes de travail très évolutifs ;
contreparties très diversifiées) ;
Vous êtes force de proposition et en mesure d'identifier des solutions adaptées à la complexité
de la situation ;
Vous aimez travailler en équipe, entouré.e de profils et de compétences variées ;
Vous savez travailler sous pression
3. Langues
- Votre niveau d'anglais est opérationnel
- La maîtrise de l'espagnol serait un plus
Vos avantages Synergie:
+10% IFM + 10% CP,
CSE Synergie,
Prime Participation + CET à 6%,
Aides et Services (Mutuelle - Logement - Garde d'enfants...)