Dans le cadre d'un parcours emploi compétence:
la Raison d'être du poste est :
Assurer l'accueil, l'orientation et le premier renseignement du public de la mairie.
Assurer la gestion du courrier (enregistrement, distribution, mise sous pli, affranchissement, retours.).
Objectifs/Missions
- Accueil du public physique et téléphonique
- Maintien de l'accueil et orientation du public vers les différents services
- Gestion du courrier (enregistrement, distribution, mise sous pli, affranchissement, retours.) et diffusion
de l'information et/ou de la documentation
- Assurer des missions de secrétariat du cabinet
Activités/Tâches
Accueil du public sur place ou par téléphone
- Identifi er et gérer la demande et son degré d'urgence : capacité d'écoute.
- Accueillir le public avec amabilité.
- S'exprimer clairement.
- Reformuler les demandes.
- Recevoir, fi ltrer et orienter les appels.
- Gérer les situations de stress et les publics diffi ciles.
Maintien de l'accueil et orientation du public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité : connaître l'organigramme interne.
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des
sièges, fontaine à eau.).
Gestion du courrier et diffusion de l'information et/ou de la documentation
- Enregistrer informatiquement le courrier à son arrivée après ouverture par la secrétaire de direction.
- Trier et répartir le courrier dans les services.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Diffuser les informations par voie d'affi chage ou remettre la documentation dans les services.