Intitulé du poste : Assistante Administrative et Commerciale
Objectif général du poste : Assurer un soutien administratif et commercial au sein de l'officine, en se concentrant sur la gestion des approvisionnements, les tâches administratives liées aux remboursements et aux stocks, ainsi que sur la vente et l'animation de l'espace parapharmacie lors des pics d'activité. Ce poste vise à optimiser l'efficacité opérationnelle et à contribuer à la satisfaction client.
1. Gestion Commerciale
L'Assistante Administrative et Commerciale optimise les approvisionnements et les aspects commerciaux, avec un accent sur la réception et le suivi des commandes.
- Gérer la réception des commandes : vérifier les quantités livrées, les prix d'achat et les prix remisés, pointer les factures pour détecter toute anomalie, et valider la conformité avant intégration en stock.
- Suivre les avoirs et périmés : identifier les produits périmés ou défectueux, organiser leur retour aux fournisseurs, et gérer les crédits ou remboursements associés pour minimiser les pertes.
- Seconder le Pharmacien Titulaire dans la préparation des achats et des rendez-vous avec les laboratoires d'approvisionnement (collecte d'informations, préparation de dossiers, mise à jour des stocks, identification des périmés et/ou défectueux à retourner, analyse des offres pour optimiser les négociations).
- Participer à l'analyse des stocks parapharmaceutiques et proposer des ajustements pour améliorer les rotations.
2. Organisation de l'Officine
L'Assistante Administrative et Commerciale participe à l'organisation quotidienne de l'officine.
- Assurer la propreté et l'agencement des espaces de parapharmacie pour un environnement accueillant.
- Participer à la mise en rayon des produits parapharmaceutiques et à la gestion visuelle des stocks.
- Assister dans les tâches logistiques courantes (rangement, étiquetage, inventaires) pour maintenir l'efficacité opérationnelle.
- Livraison de clients
3. Prise en Charge des Clients
L'Assistante Administrative et Commerciale intervient principalement en soutien administratif, mais assure des missions de vente lors des journées à forte activité.
- Accueillir et conseiller les clients sur les produits de parapharmacie (cosmétiques, hygiène, nutrition, etc.), en identifiant leurs besoins et en promouvant des ventes complémentaires.
- Orienter les clients vers les Pharmaciens ou Préparateurs pour les conseils médicaux ou réglementés, et traiter les demandes simples (retours produits, informations basiques).
- Contribuer à la fidélisation de la clientèle par un service attentionné et réactif.
- Effectuer les encaissements pour les ventes de parapharmacie, en veillant à l'exactitude des transactions (espèces, cartes bancaires).
- Appliquer les procédures pour les remboursements et promotions, en minimisant les erreurs.
- Respecter les normes d'hygiène et de sécurité (gestion des produits sensibles, confidentialité des données clients conforme au RGPD).
- Identifier les risques potentiels (vols, accidents) et appliquer les protocoles internes, en signalant tout incident.
4. Tâches Administratives
L'Assistante Administrative et Commerciale assure le suivi administratif sous supervision.
- Suivi et recyclage des rejets de sécurité sociale et des mutuelles : vérifier les refus de remboursement, préparer les corrections et les renvois, en collaboration étroite avec les Pharmaciens et Préparateurs en Pharmacie pour résoudre les anomalies.
- Effectuer des tâches bureautiques courantes (saisie de données, mise à jour des bases clients, correspondance avec les fournisseurs).
- Aider à retrouver les factures demandées par le service comptabilité
Horaires : du mardi au samedi de 9h à 12h
