Nous recrutons un(e) Secrétaire polyvalent(e), pour rejoindre notre équipe chez B&G ENGINEERING à Chamonix-Mont-Blanc.
Vous travaillerez durant les 15 premiers jours en doublon avec la Responsable, avant de pouvoir occuper votre poste en pleine autonomie.
Vous assurerez des missions de support administratif, de gestion documentaire et d'accueil téléphonique et physique, dans un environnement convivial et dynamique. Vous serez l'assistant(e) du Gérant.
Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Gérer l'agenda d'entreprise, planifier les rendez-vous, les réunions du Gérant et ses déplacements ;
- Organiser et gérer la coordination des différents évènements ;
- Préparation et compte-rendu des réunions / COPIL / comité de pilotage, rédaction de courriers ;
- Recherche et aide aux nouvelles embauches, suivi des formations du personnel ;
- Suivi des tableaux d'affaires, vérification, compilation pour le Gérant.
Secrétariat :
- Gestion des appels téléphoniques et demandes-clients, des e-mails et opérations postales (récupération, envoi hebdomadaire) ;
- Rédaction de documents, classement de dossiers, archivages, ...
Tâches administratives diverses nécessaires au bon fonctionnement de la société :
- Gestion des heures supplémentaires, des notes de frais, des astreintes, congés, maladie ;
- Support à la comptabilité (enregistrement de factures, suivi des échéanciers fournisseurs) ;
- Facturation B&M Engineering et relances des clients.
Suivi des abonnements et consommables :
- Suivi et gestion des véhicules (contrôles, entretiens) ;
- Gestion de l'ensemble du matériel B&M Engineering (informatique, logiciels), utilisation/restitution.
Commercial - Communication - Développement :
- Veille et réponse aux appels d'offre (suite à formation en interne) ;
- Post sur LinkedIn, suivi du site-web (suite à accompagnement interne) ;
- Démarches sur les marchés à l'étranger (chambre de commerce, entreprises, ambassades) ;
- Participation à la communication interne et externe ;
- Proposition pour améliorations et développement (administratif, commercial.) sur les outils et méthodes.
