Les principales activités à réaliser pour le service de prévention des expulsions locatives sont :
- Création de dossiers (version papier) ;
- Saisie informatique de dossiers dans un logiciel métier ;
- Création de courriers et courriels à partir de ce logiciel ;
- Impression / copie / mise sous plis / timbrage de courriers ;
- Classement de documents ;
- Envoi de courriels aux divers partenaires ;
- Recherches d'informations sur le site d'un partenaire.
Cette liste ne saurait être exhaustive de toute autre activité de secrétariat telle que :
- Accueillir et orienter les consultants ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Organiser les rendez-vous sur l'agenda des services et de la direction ;
- Orienter les consultants vers les services compétents ;
- Recevoir, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails ;
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes... ;
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
- Rédaction et envoi des diverses publications de l'agence ;
- Préparer les déplacements de sa direction ;
- Organiser les réunions notamment du Bureau et du Conseil d'administration, les colloques et autres (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...) ;
- Organiser les déplacements des membres de l'équipe ;
- Instruire et suivre des dossiers professionnels tels que demandes de subvention avec suivi par la Direction puis signature par la Présidence (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...) ;
- Gérer les outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour ;
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules... ;
- Saisie des factures et travail avec le comptable pour le pointage des participations financières.