L'agence Adecco recrute pour son client, spécialisé dans l'administration publique générale Agent d'accueil/Secretaire H/F Mi temps
Notre client est une entité dynamique et engagée, au service de sa communauté .
L'agent d'accueil et de secrétariat H/F a pour rôle d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il/elle a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population. Il/elle accomplit des missions de gestion du courrier, de secrétariat et d'Etat Civil.
Missions / conditions d'exercice :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner sur l'organisation des services ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Gérer l'affichage d'informations ;
- Rédiger des notes et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles(identité, coordonnées, objet, .) Gestion du courrier arrivé :
- Courrier postal : enregistrement.
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer aucourrier arrivé lorsque nécessaire.
Courrier au départ :
Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir. Tenir le registre - Tenir le planning de réservation des salles de la commune.
- Assurer la commande des fournitures administratives.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs papier ou scannés.
- Actes d'Etat civil
- Urbanisme : Enregistrer et transmettre les dossiers d'urbanisme au service instructeur. Assurer la diffusion des décisions. Assurer l'affichage. Compléter les demandes de renseignements d'urbanisme.
- Maîtrise des techniques d'accueil du public ;
- Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune.
- Bonnes connaissances dans le domaine de l'état civil
- Connaître les applications informatiques professionnelles (Berger Levrault, Xmap, .)
- Maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook.) ;
- Maitrise du Français (orthographe, grammaire) et de la rédaction administrative.- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension - Rigueur, sens de l'organisation et respect des consignes.
- Discrétion et confidentialité ;
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités.
Poste Mi temps