Poste à pourvoir : dès que possible
Définition : Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, convocations, etc...). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Lieu d'intervention : Secrétariat d'hospitalisation
Temps de travail : 60 % (poste pouvant être couplé avec une autre mission pour atteindre 100%).
Horaires : 8 h 30 - 17 h
Activités principales
1/ ACCUEIL
- Accueil téléphonique :
Une continuité est assurée du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h, avec gestion des renvois téléphoniques entre secrétariats du service (intra voire structures extérieures)
o prise de message, filtrage des appels, transfert des appels à la personne concernée
o prise de rendez-vous avec les professionnels du service (utilisation notamment de l'agenda Cortexte Full Web)
- Accueil physique : orientation des patients (hospitalisés ou en consultations externes), des familles, des professionnels de santé (interne à l'établissement ou extérieurs), ou partenaires extérieurs
2/ GESTION DOSSIER PATIENT INFORMATISE (DPI) / DOSSIER PATIENT PAPIER
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance en lien avec le Bureau des admissions et l'équipe de soins,
- Pour les hospitalisations en lien avec les mesures de soins sans consentement : gestion des différents certificats légaux en lien avec les médecins et le bureau des entrées,
- Participation aux réunions cliniques, pour prise de notes et saisie dans le DPI
- Préparation en lien avec le médecin, à la remise des documents de sortie du patient : lettre de liaison, prescriptions, arrêt de travail, bon de transport, etc..
- Saisie des comptes rendus / observations, notes, courriers médicaux au niveau du DPI
- Saisie des actes
- Transmission des informations aux professionnels ou partenaires concernés pour un meilleur suivi des dossiers ou situations en cours,
- Transmission / envoi des comptes rendus, courriers aux professionnels extérieurs
- Scan de documents complémentaires au niveau du DPI
- Tenue à jour du dossier patient informatisé et documents papiers (procédure dégradée)
- Demande des dossiers papiers au SCA (service central des archives)
- Classement, archivage du dossier papier selon la procédure du SCA
3/ ORGANISATION MEDICO-ADMINISTRATIVE - Secretariat de Chefferie
- Préparation et suivi des réunions du bureau de pôle et du conseil de pôle :
- Transmission de l'ordre du jour,
- Rédaction et diffusion du compte-rendu (après sa validation par le chef de pôle)
- Gestion des copies et autres supports de présentation (le cas échéant)
- Préparation de toute autre réunion thématique portée par le pôle.
- Alimentation du site intranet
- Participation à la mise en forme du projet de pôle
- Conception, rédaction de documents relatifs au service (courriers, comptes rendus, etc.)
- Participation aux réunions ou conseil de service
Relations professionnelles les plus fréquentes
- Médecins du service
- Encadrement soignant, dont cadres de proximité
- Equipes pluridisciplinaires (équipes médicales, paramédicales, soignantes, .)
- Secrétaires médicales / Service central des archives
- Département d'information médicale
- Bureau des admissions
- Autres professionnels du CHS
- Partenaires extérieurs.
Savoir-faire requis
- Accueillir et orienter des patients, consultants accompagnants et professionnels.
- Elaborer, adapter, anticiper et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, et assurer la continuité en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité,
- Faire preuve de discrétion professionnelle, dans le respect du secret professionnel
- Maîtriser les outils bureautiques (Logiciels métiers, Wor