Titulaire d'un diplôme ou d'une certification en assistance de direction ou communication, vous disposez d'une expérience en appui administratif et en communication.
Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Opérationnelle, vous contribuez au bon fonctionnement administratif, organisationnel et communicationnel du GRETA-CFA du Haut-Doubs.
Elle soutient la direction dans la mise en œuvre des actions stratégiques, le suivi qualité et la valorisation de l'image du GRETA à l'interne comme à l'externe.
Activités principales
1. Appui à la direction
- Gérer la messagerie générique du GRETA en binôme avec la DO
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions (direction, service, instances)
- Préparer les réunions : convocation, ordre du jour, supports, logistique, mise en place de la salle
- Produire et mettre en forme les documents écrits selon les modèles validés (courriers, dossiers, tableaux de suivi, etc.)
- Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques
- Participer à l'organisation logistique des journées du personnel (devis, réservations, matériel, etc.)
- Faire le lien avec notre prestataire informatique pour les projets de grande envergure
- Participer à toutes tâches nécessaires au bon fonctionnement du GRETA
2. Suivi qualité
- Participer à la mise en œuvre et à l'amélioration continue de la démarche qualité EDUFORM
- Contribuer à la préparation des revues de direction et de processus, en binôme avec la DO.
- Préparer et participer aux audits internes et externes
- Participer aux réunions du personnel
3. Communication
- Élaborer et suivre le plan de communication annuel en collaboration avec la direction
- Créer et diffuser des contenus visuels et éditoriaux (affiches, flyers, kakémonos, catalogues, présentations, etc.)
- Gérer les réseaux sociaux du GRETA (LinkedIn, Facebook) : planification, rédaction, publication, animation. => Création page Instagram
- Répondre aux commentaires et avis sur Anotea, Google
- Assurer le lien avec le GIP pour la mise à jour de l'offre de formation sur le site internet
- Gérer les encarts presse et campagnes radio
- Organiser la communication et participer à la mise en œuvre des événements (salons, forums, JPO, déplacements de la DO, etc.)
- Veiller à la bonne tenue et mise à jour des fiches techniques de formation (en lien avec DIOGEN)
Compétences techniques
- Maîtrise de l'expression écrite et orale, des techniques de communication et de présentation
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel.)
- Maîtrise des outils de création graphique (CANVA, Suite Adobe serait un plus)
- Maîtrise des outils tels que Brevo (emailing), Capcut (ou autre logiciel de montage vidéo), et type Trello
- Capacité à planifier, anticiper et hiérarchiser les priorités
- Rigueur dans la production / vérification des données
- Esprit de synthèse et compétences rédactionnelles
- Capacité à s'adapter aux différentes plateformes (GALIA, DIOGEN.)
Savoirs-être
- Autonomie, rigueur, réactivité et sens de l'organisation
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Discrétion et respect du devoir de réserve
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Force de proposition et esprit d'initiative
- Capacité à gérer les urgences et à maintenir une attitude professionnelle en toute circonstance
Autres
- Connaissance du système éducatif public et du réseau GRETA serait un plus
- Connaissance des principes de la démarche qualité QUALIOPI/EDUFORM serait un plus
Relations fonctionnelles
- Internes : Directrice Opérationnelle, Président Ordonnateur, Secrétaire générale/agent comptable, équipe administrative, conseillers en formation professionnelle, formateurs, stagiaires.
- Externes : DRAFPIC, GIP FTLV, partenaires institutionnels, prestataires, médias, entreprises, collectivités, structures éducatives.
A noter
- 9 semaines de congés payés
- déplacements fréquents Pontarlier-Morteau