Vous serez appelé(e) à travailler entre 16h et 19h du lundi au vendredi + le mardi matin + le samedi toute la journée : si vous n'êtes pas disponible à ces horaires, pas de négociation possible donc inutile de postuler.
Le-la secrétaire d'auto école est la plaque tournante qui permet la bonne marche de l'entreprise et la personne clef sur laquelle reposent les ventes, les inscriptions et la satisfaction client.
Vous serez chargé de :
Accueil et relation avec la clientèle :
Réception des appels téléphoniques et des mails
Accueil des élèves et des prospects
Renseignements sur les formations, tarifs, financements (CPF, permis à 1€ / jour, etc.)
Prise de rendez-vous pour inscriptions, cours de code, leçons de conduite, examens
Gestion administrative des dossiers :
Constitution et suivi des dossiers d'inscription (pièces administratives, photos d'identité, justificatifs, etc.)
Vérification de la conformité des documents réglementaires
Enregistrement des élèves sur le logiciel de gestion auto-école et auprès de l'ANTS
Déclarations en préfecture / démarches liées au NEPH
Suivi des conventions de financement (CPF, France Travail, Mission Locale, etc.)
Planification & gestion des cours :
Organisation des plannings de conduite et de code
Suivi des heures effectuées par chaque élève
Réservation des places d'examen (code et conduite)
Gestion des remplacements et annulations de cours
Comptabilité et gestion financière :
Encaissements (chèques, virements, espèces, CB)
Suivi des règlements et relances des impayés
Émission de factures et reçus
Tenue du cahier de caisse et transmission au comptable
Suivi pédagogique et administratif :
Tenue des fiches de suivi pour chaque élève
Préparation et mise à jour des dossiers pour les inspecteurs lors des examens
Transmission des résultats d'examen aux élèves et mise à jour des dossiers
Gestion des statistiques de réussite
Communication & organisation interne :
Gestion des réseaux sociaux et du site internet (actualités, offres, résultats)
Affichage des informations dans les locaux (planning, promotions, examens)
Suivi du stock de fournitures administratives et pédagogiques
Appui à la direction dans diverses tâches (courriers, archivage, classement)
Une formation préalable au recrutement est organisée par l'employeur pour vous faire acquérir les compétences d'une secrétaire auto-école.
Merci de joindre à votre CV une lettre de motivation mentionnant que les horaires proposés vous correspondent.
