CONTEXTE
La Fédération des Œuvres Laïques de Haute-Savoie en partenariat avec les communes de Marcellaz-Albanais, Hauteville sur Fier, Etercy et Vallières (CAP LOISIRS) recherche un(e) secrétaire pour un CDD à 60% sur trois jours pendant 8 mois
LES OBJECTIFS - LES MISSIONS - LES BESOINS du poste.
Le(la) secrétaire-administratif(ve) est placé(e) sous la responsabilité de Madame CHEVALIER-CAUSSIN Caroline directrice-coordinatrice, qui a en charge la coordination globale des actions du service : accueils d'enfants et d'adolescents, l'organisation d'événements/animations à destination des familles, de formations, l'appui à la vie associative et aux collectivités.
Il(elle) est chargé(e) de l'accueil, du secrétariat et d'autres aspects administratifs permettant la mise en place de ces actions dans les meilleures conditions.
Il (elle) agit pour la qualité de l'accueil et l'organisation administrative du service avec les missions suivantes :
- Accueillir et renseigner les familles sur le site de Marcellaz-Albanais, par téléphone et par courriel.
- Enregistrer les inscriptions aux accueils éducatifs, constituer les dossiers, classer et vérifier les documents (fiches sanitaires, justificatifs.).
- Editer les factures, encaisser, et relancer les éventuels impayés, sous le contrôle du directeur-coordinateur.
- Tenir à jour le logiciel d'inscription (création de séjours...) et préparer l'édition des statistiques pour les bilans.
- Éditer les listes et tableaux utiles à l'organisation des actions : listes de présences, transport, informations sanitaires... en collaboration avec le reste de l'équipe.
- Préparer, en lien avec l'équipe, les supports de communications nécessaires à la diffusion des informations des actions : flyers, plaquettes, affiches... et les diffuser sur le territoire : mairies, écoles, collèges...
- En fonction des besoins de l'équipe, effectuer les réservations nécessaires à la réalisation des actions : repas du centre, sorties, transports... et en assurer le suivi.
- En lien avec le directeur-coordinateur : mettre à jour, organiser et ranger les documents administratifs (cahier du personnel, contrats, récépissés...)
- A la demande de l'équipe, préparer et/ou corriger les courriers et tout autre document utile au fonctionnement du service. En dehors de missions précisées ici, il/elle a bien entendu pour rôle de prêter main forte au reste de l'équipe quand cela s'avère nécessaire dans un souci de continuité du service. A noter que ce descriptif ne saurait être considéré comme exhaustif et, en fonction des besoins du service d'autres missions pourront le compléter ou l'amender.
COMPETENCES
- Bon relationnel,
- Facilité dans l'accueil, l'échange et la transmission d'information
- Discrétion : il /elle a le devoir de réserve dans l'exercice de ses missions.
- Ponctualité, sérieux et capacité d'adaptation.
- Capacité à gérer et organiser son travail dans le temps en respectant les obligations et échéances
- Compétences en informatique : Excel, Word, Publisher. et capacité à s'adapter et à apprendre sur cet outil
- Compétence dans l'écriture de courriers et la gestion et le classement de documents administratif
- Connaissance en comptabilité
- Motivation certaine pour le travail en équipe et la finalité socio-éducative
ACQUIS
Formation dans le domaine du secrétariat niveau bac minimum
Expériences dans l'accueil public, le secrétariat et l'administration
Permis B + véhicule
FORMATION
Volonté d'apprendre et de se former : avoir le souci permanent de sa formation personnelle et professionnelle.
RELATION AVEC LA FOL 74
Le/la secrétaire-administratif est employé de la FOL dont il s'approprie les objectifs, et valeurs définis notamment dans les statuts, les droits et devoirs du citoyen FOL, le projet éducatif de l'œuvre pour mettre en œuvre les ambitions et objectifs locaux.