Le service recherche une secrétaire en remplacement pour un CDD temps partiel 28h (mardi non travaillé)
Vos missions seront les suivantes :
ACCUEIL
- Accueil physique des personnes,
- Accueil téléphonique
- Prendre les messages, relever les messages sur le répondeur et les transmettre
SECRÉTARIAT
- Courrier : enregistrement du courrier quotidien transmis à la direction
Enregistrement des convocations dans le registre du courrier
- Ouverture du dossier à l'arrivée des ordonnances.
- Frappe :
Des rapports au Juges des Enfants et autres magistrats
Des notes
Des bilans psychologiques et psychiatriques
Des courriers aux familles et aux partenaires
Des rapports éducatifs aux partenaires
Réalisation des génogrammes sur les logiciels Géno pro
- Enregistrement du courrier avant le départ au Tribunal
- Élaboration de l'agenda mensuel des travailleurs sociaux : planning
- Pour le chef de service et le directeur : mise à jour des différents tableaux du service (réunions d'évaluation, permanences, réunions de service)
CLASSEMENT
- Classement des dossiers éducatifs
-Archivage des dossiers
- Destruction des documents inutiles
GESTION DU MATÉRIEL COURANT
- Gestion des fournitures de bureau et des fournitures générales au N°11 et transmission à la secrétaire de direction pour la commande.
- Suivi de la maintenance courante du matériel : photocopieur, imprimantes au N°11 et ordinateurs du secrétariat.
RELAIS DE LA SECRÉTAIRE DE DIRECTION
- Relais occasionnel sur certaines tâches de la secrétaire de direction, le contenu sera précisé en fonction des périodes d'absence.
- Et prioritairement :
La facturation au siège
Un véhicule est mis à votre disposition dans le cadre de vos missions de travail.
A compétences égales, priorité aux Bénéficiaires de l'Obligation d'Emploi