L'école de la deuxième chance de Rodez est organisée dans le cadre du consortium LE&C Formation - CEMEA Occitanie.
Sous la responsabilité de la direction de l'école, l'assistant administratif ou l'assistante administrative aura comme mission principale d'assurer le secrétariat de l'établissement de formation, de gérer les tâches administratives liées aux stagiaires et d'apporter une aide à l'équipe pédagogique.
Il s'agit d'un CDD de remplacement jusqu'au 23/12/2025.
Temps de travail : 21h par semaine
Rémunération : groupe D de la CC ECLAT, indice 305, soit 14,25€ brut par heure
Missions :
- Accueillir et renseigner les stagiaires et toute autre personne se présentant dans les locaux de l'E2C,
- Assurer l'accueil téléphonique et transmettre les informations aux personnes concernées,
- Assurer le suivi des messages adressés par voir électronique
- Créer et suivre les dossiers de rémunération, les dossiers individuels et les listes stagiaires et produire les attestations, courriers et tout autre document lié aux dossiers,
- Actualiser les bases de données (SIOUCS, sigma, défi, outil excel, word.),
- Préparer les feuilles d'émargement mensuelles individuelles et/ou vérifier l'émargement électronique sur SWS,
- Préparer les conventions de stage, feuilles de démarches,
- Suivre les présences en centre et en entreprise
- Envoyer en fin de mois les documents dédiés à l'ASP et Pôle Emploi
- Assurer le suivi des heures et facturer
- Etablir les devis et plans de formation (Pôle Emploi - Individuel)
- Préparer les livrets d'évaluation en entreprise
- Préparer, mettre à jour et envoyer à la Région les tableaux d'entrées et suivis des Copass toutes les 5 semaines.
- Traiter les arrêts de travail et établir les attestations de salaire.
- Co-gérer le stock de fournitures et les commandes,
- Assurer la réception et l'envoi des courriers,
- Transmettre les données comptables au service comptabilité
- Transmettre les factures à la Région,
- Organiser le travail du personnel administratif intervenant sur l'E2C (Contrat Pro, Stagiaires, services civiques.)
Profil recherché :
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 5 (niveau BAC +2) dans le secrétariat de direction ou posséder une expérience professionnelle dans un poste similaire d'au moins 3 ans
- Connaître idéalement le milieu associatif et/ou les structures de l'Economie Sociale serait plus.
- Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la bienveillance,
- Être doté(e) de réelles capacités relationnelles face à tout type de public, ainsi que dans le travail en équipe,
- Posséder de bonnes capacités rédactionnelles,
- Savoir faire preuve d'autonomie, de polyvalence et de discrétion,
- Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (tableur, traitement de texte) et être capable de s'approprier l'utilisation d'autres logiciels et plateformes.
