Pour une organisation syndicale engagée œuvrant pour la défense des droits des salarié-e-s, la solidarité et l'action collective, Un/Une Secrétaire de direction expérimentée est recherché.e à compter du mois de janvier 2026.
Missions principales :
Rôle central dans les activités de l'organisation, avec les responsabilités suivantes :
- Gestion logistique : organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique), Planification de certaines activités, gestion des déplacements, repas des évènements, voyage, réservations hôtel, des réservations de salles, de la logistique matérielle.
- Accueil et information : accueil physique et téléphonique des adhérent-e-s, des militant-e-s, des visiteur-euse-s ; orientation et information selon leurs besoins. Délivrer des renseignements de 1er niveau. Gestion des mails, appels entrants et sortants.
- Gestion administrative : Frappe de courrier, mise en forme de document (Mise en page de revue : journal, ex : Le Var syndicaliste), traitement des dossiers, rédaction de notes, courriers, rapports et synthèses ; suivi des correspondances, Envoi de convocations, affranchissement
- Traitement d'informations et transmission : collecte des courriers entrants et dispactching des courriers, diffusion de l'information interne , Archiver des dossiers et documents de référence, classement. Facturation de base. Gestion de dossiers administratifs spécifiques au syndicat (dossiers de candidature, désignation, demandes de financement, dossiers de formation : Avant, Pendant et après, Inscriptions en formation +A/R dossiers administratifs,etc...). Mise à jour de certains actes administratifs.
- Gestion des stocks : définir les besoins en approvisionnement, gestion des commandes de fournitures variées.
Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles avec professionnalisme, respect du secret et des principes de la vie syndicale.
Profil recherché
Expérience significative dans un poste similaire : assistanat de direction, secrétariat, ou gestion administrative, idéalement dans une structure associative ou syndicale.
Grande rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser les tâches.
Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.
Sens du relationnel : accueil, sens de l'écoute, adaptabilité.
Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie, éventuellement outils collaboratifs.
Maîtrise de l'orthographe et de la langue française.
Aptitude à gérer la logistique (événements, réunion, matériel, Appui à la formation ).
Goût pour le milieu associatif / syndical : bonne connaissance (ou appétence) du fonctionnement syndical .
Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec les équipes de direction