Diplômé et expérimenté dans le secrétariat médicosocial, le lieu de travail est réparti entre Saint Vallier et Tain l'Hermitage, vous vous déplacez entre les 2 sites.
Sous la responsabilité du Président du SSIAD et de l'Infirmière coordinatrice, vous assurez les missions suivantes :
Accueil physique et téléphonique :
- Vous assurez le standard téléphonique de l'association, la prise de rendez-vous, l'accueil physique des patients, des familles et des professionnels,
- Vous assurez un lien téléphonique tout au long de la journée avec les professionnels en tournées pour l'adaptation des plannings : en cas d'urgence, retard ou accident, vous gérez les relations avec les patients et vous les avertissez par téléphone.
Gestion comptable et administrative :
- Vous effectuez diverses tâches administratives, rédaction de courrier, convocations.
- Vous gérez le courrier, de son arrivée à son départ, les fournitures, la flotte de véhicules grâce à l'outil de gestion dédié,
- Vous assurez le suivi des conventions avec la CPAM, vous saisissez les données nécessaires à la facturation,
- Vous transmettez mensuellement à la fédération les informations comptables,
- Vous préparez les chèques des factures à payer, réalisez les virements bancaires et les remises de chèque, tenez la caisse.
Gestion des ressources humaines :
- Vous collectez les informations nécessaires relatives aux nouveaux salariés et effectuez les déclarations d'embauche, vous remettez les documents obligatoires aux nouveaux salariés et réalisez les demandes de contrat de travail à la fédération,
- Vous préparez les éléments variables de paies et transmettez les arrêts de travail. Vous réalisez les déclarations des accidents de travail et assurez les demandes de prévoyance,
- Vous validez les comptes rendus de tournées dans notre outil dédié.
Participation aux instances associatives :
- Vous préparez les documents pour les réunions du Bureau, du Conseil d'administration, de l'assemblée générale.
- Vous pouvez être invité à participer à ces réunions.
En interne, vous travaillez en lien avec le Président de l'association, l'infirmière coordinatrice, les aides-soignants, l'ergothérapeute, les assistants de soin en gérontologie.
En externe, vous êtes en lien avec les patients et leur entourage, les médecins, les cabinets d'infirmiers libéraux et autres professionnels, les autres services de la Fédération ADMR.
Votre profil :
- Vous avez une expérience professionnelle en secrétariat dans un service médicosocial ou dans un domaine proche d'au moins 1 an
- Vous êtes titulaire au minimum d'un bac secrétariat ou secrétariat médical ou d'un niveau BTS dans le domaine administratif
- Vous utilisez avec expertise les outils bureautiques