Notre agence spécialisée dans le mannequinat recherche un assistant administratif (H/F) pour un poste de 21H/semaine afin de renforcer notre équipe les mercredi, jeudi et vendredi.
Missions principales
En collaboration avec les bookeuses et la direction, tu participes au bon fonctionnement de l'agence et à la
gestion du pôle adultes des mannequins.
Ton rôle est à la croisée de l'administratif et de la coordination des activités quotidiennes de l'agence.
Gestion administrative:
- Édition quotidienne des DPAE, du registre du personnel et des visites médicales
- Mise à jour paiement sur Médiaslide
- Mise en place, suivi et évolution des procédures internes
- Gestion des bordereaux de droits et des attestations France Travail
- Mise à jour du registre unique du personnel
- Envoi et archivage des fiches de paie dématérialisées
- Gestion logistique des déplacements et hébergements liés aux bookings et aux rendez-vous agence
- Mise à jour hebdomadaire des documents administratifs mannequins (certificats médicaux, passeports,
formulaires A1, etc.)
- Préparation dossier comptable
- Tri, classement, Archivage documents fournisseurs et documents comptables
- Suivi et relance règlements clients
- gestion des outils de vie de l'agence
- Rédaction des comptes rendus de réunion
Suivi des mannequins:
- Gestion et mise à jour des images sur le logiciel interne (books, polas, vidéos).
- Mise à jour régulière des informations : disponibilités, mensurations, composites
- Envoi des mises à jour aux agences partenaires.
- Enregistrement des données administratives des nouveaux mannequins et clients.
- Suivi des mandats et envoi des informations aux agences partenaires (placements internationaux).
- Centralisation des factures achat et relance des Mannequins
Recrutement & Planification de la formation:
- Répondre aux candidatures
- Scouting actif : recherche de nouveaux profils via les agences partenaires.
- Organisation et suivi des rendez-vous candidats (OPC à l'agence).
- Coordination logistique de la formation des mannequins : plannings, sessions, supports.
- Planification et organisation du pôle formation des intervenants : propositions d'améliorations, création
de supports, stratégie de communication et de développement.
Agences partenaires:
- Suivi des mannequins placés auprès d'agences partenaires (mises à jour des photos, mensurations,
disponibilités)
Vie de l'agence:
- Accueil général des visiteurs, candidats et stagiaires
- Contribution à la bonne ambiance et à l'image professionnelle de l'agence.