Activités et tâches principales du poste:
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public:
-Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
-Renseigner le public sur place ou par téléphone.
-Recevoir, filtrer et orienter les appels.
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services:
-Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la
collectivité et les missions des différents services).
-Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
-Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les
visiteurs.
-Gérer les demandes de la population, ( attestation, etc...).
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la CCPS:
-Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
-Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
-Assurer les commandes diverses (gerbes de fleurs, repas officiels...)
-Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
-Gérer les photocopies (le cas échéant)
-Gérer les prêts (minibus, matériels..) et établir les conventions
-Gérer les distributions aux habitants (récupérateurs...)
*Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation:
-Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Tenir les registres de courrier "départ" et "arrivée". Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et
affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier
-Afficher et diffuser l'information.
-Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Activités et tâches secondaires du poste:
-Assurer la gestion administrative sur certains domaines.
-Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
Relations fonctionnelles:
* En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la CCPS et notamment le secrétariat de direction pour transmission
d'informations
*En externe : Contact direct et permanent avec le public, les collectivités en relation (ex: Syndicats,Centre de Gestion,...).,autres administrations (Trésor Public, Préfecture, ...), les entreprises privées et les associations (échange d'informations, réservation de salles, ...)
