Contribuer à la bonne gestion administrative de l'association, de la gestion de l'accueil et du lieu. Contribuer à la gestion comptable de la structure. Autonomie sur le poste, sous supervision et responsabilité hiérarchique de la direction. Poste à temps-partiel et en CDI (13h/semaine pour commencer).
Gestion des locaux:
- Accueillir le public (sur place et par téléphone) sur les horaires d'ouverture et fournir les renseignements demandés.
- Gérer et développer l'utilisation locative des salles (prises de contact, visites, élaboration de devis et factures).
- Coordonner l'utilisation des espaces loués ou mis à disposition.
- S'assurer du suivi comptable et financier des locations
Gestion administrative:
- Garantir la réception et transmission des informations aux personnes concernées. Répondre aux demandes simples.
- Garantir un classement et un archivage ordonné, logique et facilitant l'utilisation collective des documents.
- Prendre les inscriptions aux activités de l'association. S'assurer du suivi des paiements des activités et des adhésions. S'assurer de la réception de toutes les pièces justificatives.
- Garantir la mise à disposition des documents aux CA et AG. Contribuer au suivi administratif des modifications apportées aux documents légaux. Contribuer au suivi des documents administratifs réglementaires.
Gestion comptable:
- S'assurer de la bonne réception des paiements. Effectuer des relances le cas échéant.
- Participer à la saisie comptable mensuelle sur le logiciel comptable.
- Participer à l'élaboration des comptes annuels.
Communication:
- Contribuer à la diffusion des supports de communication.
- Assurer l'affichage dans le lieu. Coordonner l'impression et la distribution des supports de communication au réseau.
- Gérer les mailings d'information réguliers. Assurer la saisie des évènements sur les plateformes de diffusion.
La personne peut également être amenée, au besoin, à réaliser temporairement des missions confiées à d'autres salarié.e.s de l'association.