Poste de secrétaire au service vaccinations internationales de l'Institut Bouisson Bertrand. Création de poste, poste à pourvoir rapidement.
Travail du mardi au vendredi comme suit :
Mardi de 8h à 13h et de 14h à 17h30
Mercredi de 8h à 13h et de 14h à 17h
Jeudi de 8h à 13h et de 14h à 16h
Vendredi de 8h - 13h
Mission principale :
Assurer l'accueil physique et téléphonique, la facturation et la prise des rendez-vous des patients.
Activités :
- Réceptionner les appels téléphoniques et gérer les prises de rendez-vous.
- Traitement de la boîte mail
- Gestion de l'archivage électronique de tous les documents
- Accueil physique des voyageurs
- Facturation (Logiciels SAGE et Colibri).
- Encaissement.
- Préparation des carnets de vaccinations (carnets jaunes : FJ/Pèlerinage)
- Impression des fiches de renseignements et conseils aux voyageurs.
- Préparation des bureaux médecins.
- Commande vaccins
- Réception des vaccins en cas d'absence de l'infirmière (Stockage chambre froide).
- Vérification des stocks vaccins avec la facturation.
- Archivage
Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Capacités d'organisation et de gestion des priorités.
Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute.
Respect strict de la confidentialité et du secret professionnel.
Profil recherché :
Formation : Bac à Bac+2 (secrétariat ou équivalent).
Expérience en secrétariat exigée
Rigueur, dynamisme, capacité à travailler en équipe et sang-froid en situation d'urgence.