L'assistant-e administratif-ve (accueil) est le premier point de contact de l'institut. Il/elle assure un accueil chaleureux, professionnel et efficace des visiteurs, étudiants, clients et partenaires, en présentiel comme par téléphone. Il/elle traite les demandes courantes et oriente les interlocuteurs vers les services appropriés. Le poste inclut également un ensemble de missions administratives essentielles au bon fonctionnement des activités de l'institut.
Missions principales :
1. Accueil et information
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, étudiants et partenaires.
Identifier les demandes, y répondre lorsque cela est possible.
Orienter les interlocuteurs vers les services compétents.
2. Suivi des activités et coordination
Organiser le programme des activités proposées aux étudiants.
Suivre les inscriptions et assurer la gestion de la satisfaction client.
Assurer la coordination avec les partenaires internes et externes.
3. Gestion administrative des partenariats
Gérer le suivi administratif des partenaires d'activités.
Identifier de nouveaux partenaires potentiels.
Préparer les dossiers de commissionnement.
4. Gestion de la circulation et de l'information dans les locaux
Veiller au bon accès et à la circulation des personnes au sein de la structure.
Actualiser l'affichage et les informations mises à disposition des visiteurs.
Éditer les certificats de fin de stage, relevés de notes et bilans de satisfaction.
Vérifier régulièrement l'état de propreté des espaces d'accueil et des sanitaires (signalement / coordination avec les prestataires).
Profil recherché :
Formation : Baccalauréat minimum.
Compétences requises :
Très bonne maîtrise de l'orthographe et des règles grammaticales.
Connaissance des techniques d'accueil.
Maîtrise de l'anglais (oral et écrit) impératif.
Maîtrise des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte, tableur).
Qualités personnelles
Sens du service, du contact et de l'écoute.
Diplomatie et capacité d'adaptation.
Esprit d'équipe.
Organisation, rigueur et gestion des priorités.
Disponibilité et réactivité face aux imprévus.
