Missions : Sous la responsabilité de la coordinatrice du pôle A.T.A. (Accueil / Technique / Ateliers) de la Maison pour Tous, rattachée à la direction, vous serez en charge des missions suivantes :
- Être l'interface entre l'association et les adhérents en prenant en charge leurs demandes
- Être l'interface entre l'association les animateurs et les partenaires en diffusant les informations pertinentes
- Le suivi administratif et statistique des dossiers dont vous avez la charge (inscriptions notamment)
- Le suivi des inscriptions et des remboursements en lien avec le comptable de l'association
Plus précisément, les missions de chargé(e) d'accueil se déclineront en 4 volets principaux :
1. Accompagnement des publics et lien avec les partenaires & animateurs :
- Accueil et information des différents publics sur place et par téléphone : adhérents, partenaires, animateurs etc.
- Réorientation du public vers le bon interlocuteur en cas de besoin
- Prise des rendez-vous des différentes permanences institutionnelles, juridiques et sociales de la Maison pour Tous
- Enregistrement des inscriptions et encaissement de ces dernières
- Programmation des différents ateliers de la Maison pour Tous sur le logiciel d'inscription
- Mise à jour des tableaux de présence des animateurs
- Contact des adhérents en cas d'absence d'un animateur
- Interface entre la direction et les professeurs animateurs (mise à disposition et mise à jour des classeurs d'heures, relais des demandes etc.)
- Accompagnement des usagers à l'utilisation de la borne numérique CAF
- Autres missions d'accompagnement en fonction de l'évolution des activités
2. Animation :
- Participation aux différents évènements festifs de la structure ou de la ville (galas, Forum des Associations etc.), aux réunions d'équipe, et aux réunions de coordination du pôle A.T.A.
- Animation du hall d'accueil au travers de son agencement et de la mise à jour des affichages et de la documentation
- Participation aux différents temps d'instance en lien avec les habitants
3. Aide au suivi comptable :
- Préparation des feuilles de remboursement des adhérents et des diverses attestations pour la comptabilité
- Relance des impayés
- Remontée des caisses de manière régulière au comptable
- Autres demandes diverses possibles
4. Gestion Administrative :
- Transmission au secrétariat du courrier interne et de celui réceptionné en boîte aux lettres
- Préparation & édition de la billetterie des spectacles de l'association
- Tenue à jour du fichier des adhérents et remontée des éléments statistiques demandés par la direction
- Gestion des demandes de mise à disposition des salles des partenaires
