Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) pour accompagner le fonctionnement administratif de notre agence.
Rattaché(e) au responsable travaux, vous travaillerez en lien étroit avec les conducteurs de travaux, le deviseur et le siège social basé à Nuaillé (49).
Missions principales
Secrétariat général
Gestion du standard téléphonique, du courrier et des envois postaux
Rédaction de courriers et mails, archivage
Suivi des mouvements de caisse / CB / chèques pour transmission au siège
Organisation ponctuelle de salons (logistique, documentation, intendance)
Suivi administratif du personnel en lien avec le service RH du siège (frais, absences, RTT/CP, éléments variables de paie)
Commandes de consommables et achats divers pour l'agence
Secrétariat commercial
Constitution des dossiers d'appels d'offres (DC4, DC5, DC8, dossiers administratifs)
Préparation et envoi des dossiers sous double enveloppe
Relances clients et mise à jour du tableau de suivi
Secrétariat travaux
Déclarations de sous-traitance et demandes d'agrément
Rédaction et diffusion des PPSPS après consultation du PGC
Rédaction des bons de commande (location matériel, intérim)
Vérification et traitement des factures fournisseurs, poseurs et intérimaires
Transmission au siège et saisie dans les bilans de pose
Comptabilisation des heures des poseurs et saisie analytique par chantier
Facturation
Établissement des avancements et factures en lien avec le chef d'agence et les conducteurs de travaux
Saisie des bordereaux d'avancement et bordereaux d'envoi
Demandes de cautions bancaires au siège
Suivi des dossiers de facturation en marchés publics (paiement direct, révisions de prix, intérêts moratoires)
Mise à jour du tableau « Prévisionnel facturation »
Compétences requises
Expérience confirmée en assistance administrative ou poste similaire
Organisation rigoureuse, autonomie et sens du détail
Excellentes capacités de communication orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques (Google Suite, Microsoft Office.)
Polyvalence et gestion efficace des priorités
Connaissance des procédures administratives standard
Profil recherché
Vous êtes une personne motivée, réactive et à l'aise dans un environnement polyvalent.
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Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Expérience:
Expérience administrative: 2 ans (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel