Objectif du poste : Assurer l'organisation et le suivi administratif et réglementaire des actions de formation, de l'inscription à la clôture des dossiers, en garantissant la conformité légale et la traçabilité des parcours.
Missions et activités principales :
1. Gestion Administrative et Réglementaire des Formations
Gestion des dossiers stagiaires :
- Enregistrer les inscriptions, constituer et suivre les dossiers administratifs des participants (convention de formation, contrat, documents d'information, etc.).
- Établir les feuilles d'émargement et s'assurer de leur bonne tenue et du respect des obligations d'assiduité.
- Émettre les attestations de fin de formation et de présence.
- Mettre à jour la base de données de gestion de la formation (SIRH ou logiciel dédié).
Conformité réglementaire :
- Assurer la conformité des dossiers aux exigences Qualiopi (traçabilité des preuves, gestion documentaire).
- Veiller à l'application du cadre légal de la formation professionnelle continue.
Gestion des partenariats et organismes externes :
- Gérer les relations administratives avec les organismes de formation habilités (partenaires, sous-traitants), y compris l'établissement des conventions de partenariat.
- Assurer le suivi des dossiers spécifiques nécessitant des enregistrements auprès de France Compétences (ex : gestion des certifications RS ou RNCP).
2. Coordination et Suivi Intervenants
Planification :
- Élaborer et mettre à jour les plannings des sessions (dates, lieux, intervenants).
Relation formateurs / intervenants :
- Préparer les contrats et les conventions d'intervention.
- Centraliser et transmettre les documents pédagogiques aux formateurs.
- Assurer le suivi administratif des intervenants (récapitulatif des heures, notes de frais, éléments de paiement).
Accueil et information :
- Accueillir et informer les stagiaires et les formateurs sur les aspects administratifs.
- Répondre aux questions administratives et pratiques sur le déroulement des formations.
3. Gestion Financière Simplifiée
Facturation :
- Émettre les factures clients (entreprises, particuliers, OPCO) conformément aux conventions.
Relations avec les financeurs :
- Constituer les dossiers de prise en charge financière (OPCO, CPF, Pôle Emploi, entreprises).
- Suivre les demandes de financement et les conventions.
Bilan :
- Contribuer à l'élaboration du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel.
Compétences requises :
Techniques / Métier
→ Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Connaissance et maîtrise du logiciel Digiforma ou d'un outil de gestion de la formation équivalent.
→ Connaissance approfondie de la réglementation de la Formation Professionnelle Continue (OPCO, CPF, France Compétences).
→ Capacité à suivre des procédures administratives et financières rigoureuses.
Comportementales (Savoir-être)
→ Rigueur et organisation (gestion de multiples dossiers et de plannings).
→ Aisance relationnelle et sens du service (contact avec les stagiaires, entreprises, formateurs et
organismes partenaires).
→ Autonomie et proactivité. Discrétion et respect de la confidentialité des données.
Profil souhaité :
Formation : Bac +2 (BTS/DUT) Assistant de Gestion, Gestion PME/PMI, ou équivalent. Une spécialisation en Ressources Humaines ou en Gestion de la Formation est un plus.
Expérience : Une première expérience (stage, alternance ou emploi) dans la gestion administrative ou au sein d'un organisme de formation est souhaitée.
Votre rigueur, votre sens de l'organisation et aussi votre maîtrise des logiciels de gestion de formation Qualiobee et Procertif constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Conditions d'emploi :
Type de contrat : CDD 6 mois renouvelable
Durée du travail : 20 heures
Rémunération : à voir selon le profil