Rattaché au Directeur du Conservatoire de Musique, le/la secrétaire du conservatoire aura pour missions :
Accueil du public (accueil direct et téléphonique) :
- Accueillir les élèves,
- Accueillir les parents,
- Accueillir l'équipe professorale,
- Répondre aux demandes de renseignements,
- Accueillir le public lors des concerts, des auditions ..
Gestion du fichier et suivi des élèves :
- Travailler sur un logiciel particulier au conservatoire de musique pour le suivi des élèves,
- Enregistrer les inscriptions et ré - inscriptions,
- Gérer les absences des élèves (enregistrement et envoi des demandes de justificatif),
- Gérer les examens (enregistrement des notes, envoi des bulletins d'évaluation.),
- Faire le classement et gérer les archives.
Gestion du parc instrumental :
- Créer la base de données avec une fiche informatique pour chaque instrument de l'école avec tous les renseignements (valeurs, fournisseurs .),
- Suivre les locations d'instruments (prêt, assurance.)
Aide à l'organisation :
- Gérer le planning des salles,
- Aider pour les examens en créant la liste d'élèves,
- Gérer les programmes lors des auditions,
- Faire l'accueil lors des manifestations.
Tenue de la régie :
- Pour les inscriptions des élèves,
- Pour la location des instruments.
Secrétariat :
- Taper le courrier,
- Suivre le budget (devis, bon de commande et facture .).
QUALITES REQUISES :
- Bon relationnel.
- Discrétion.
- Bonnes connaissances informatiques et en gestion administrative.
- Autonomie.
- Sens de l'organisation.
CONTRAINTES :
- Accueil du public,
- Horaires décalés.
FORMATIONS :
- La maîtrise des règles des écrits administratifs
- Initiation budgétaire et comptable.
- Les régies d'avances et de recettes.
- Formation utilisation progiciel Duo Net (gestion des conservatoires de Musique).
