L'agent administratif assure de façon permanente et sédentaire une activité de support pour son service de rattachement en terme d'organisation matérielle de l'activité administrative et/ou technique, tout en étant garant du respect des procédures administratives de l'organisation et des normes en vigueur dans son domaine de compétences. Il peut intervenir dans les domaines de la formation professionnelle, de la logistique, de la petite enfance ou encore de la comptabilité ou des ressources humaines.
Activités principales
Exécution de travaux administratifs courants au sein de l'organisation :
- Gérer les dossiers administratifs de son service ou de l'activité à laquelle il est affecté : organisation de stages, de séjours, de sessions de formations .
- Suivre les dossiers auprès des institutionnels et des donneurs d'ordres de l'organisation (ministères, communes, administrations, territoires .),
- Répondre au téléphone, renseigne directement selon sa compétence ou oriente vers le bon interlocuteur, prend des messages.
- Anticiper les besoins du service (fournitures de bureau .).
- Editer les listings de présence des enfants
- Vérifier la conformité des pointages enfants (logiciel Agora)
- Rédiger des déclarations d'accidents d'enfants
Communication
- Communiquer et assurer les relations avec les correspondants internes et externes, partenaires, organismes professionnels
- Publier des posts Facebook et tenir à jour le site internet Ifac Ormesson
- Editer et publier les plannings d'activités des accueils de loisirs
- Envoyer des notifications aux familles
Organisation de l'activité
- Assurer la conformité des documents qu'il produit (courriers, devis,.),
- Archiver les dossiers conformément au plan de classement de sa structure,
- Tenir à jour et à disposition tous les documents internes relatifs à ses missions et fonctions.
Gestion et suivi des salariés
- Contractualiser des nouveaux collaborateurs
- Gérer le suivi des dossiers du personnel
- Gérer le logiciel Octime (édition des plannings horaires, suivi des absences et congés)
- Effectuer les demandes de contrats des animateurs
- Effectuer les remplacements des animateurs (en cas d'absence du responsable d'établissement)
- Rédiger les accidents de travail des salariés
- Traiter l'EDS