L'agent d'accueil (H/F) du SAAD de association Aid'Aisne accueille physiquement et par téléphone les bénéficiaires du service, leurs familles, ainsi que les intervenants à domicile. Polyvalent, il assure la gest° du standard, la gestion administrative quotidienne, ainsi que des missions transversales variées, en lien direct avec les responsables du site de Soissons. Binôme
-Relations internes : Relation hiérarchique directe avec les responsables du SAAD. Collaboration permanente avec l'ensemble des fonctions ressources du site de Soissons. Collaboration régulière avec les intervenants à domicile.
-Relations externes : Contacts quotidiens physiques et téléphoniques avec le public, les bénéficiaires et leurs familles. Contacts réguliers avec l'ensemble des partenaires.
MISSIONS :
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile
- Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables.
- Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées ou en situation de handicap, de leurs familles et des partenaires.
- Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires.
- Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier.
2. Assurer la gestion administrative du guichet.
- Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation.
- Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables.
- Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers.
- Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques.
- Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes de renseignements.
- Assurer le remplacement du binôme au sein du pôle accueil.
- Tenir certains indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité (ex : gestion de la flotte des véhicules de service).
- Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents
3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services
- Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs.
- Assurer la réception des appels téléphoniques « directs » en cas d'absence d'un responsable.
- Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings.
- Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier.
- Suivre les stocks et gérer les commandes (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins.), en lien avec les responsables de service.
- Approvisionner les intervenants à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles.
- Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien avec les différents prestataires.
- Réserver des salles de réunion, véhicules de service.
- Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets.
- Participer à la gestion des statistiques des services.
- Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service
PROFIL
- Requis : Baccalauréat ou équivalent -1ère expérience réussie sur poste similaire - Expérience en secrétariat médical souhaité.
SAVOIRS ETRE
- Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie
- Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel
- Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel)
- Faire preuve d'organisation et d'autonomie