Rattaché au responsable de l'Institut de formation, l'assistant assurera la préparation, la coordination et la gestion administrative, logistique et le suivi des actions de formation interne et externe.
Organisation logistique : préparer les convocations, feuilles émargement, attestations, badges. Assurer l'organisation des journées de formation.
Gestion administrative : collecter et archiver les documents de formation. Editer et adresser les attestations de présence et les documents officiels. Gérer les inscriptions. Mettre à jour les données dans les outils de gestion de la formation.
Appui aux formateurs internes : suivre les disponibilités des professionnels, aider à la constitution des supports de formation.
Relation avec les structures externes : répondre aux demandes d'information, élaborer et transmettre les devis, conventions et factures.
Suivi qualité et évaluation : collecter et saisir les évaluations de satisfaction, assurer la préparation des audits de certification Qualiopi.
Communication : mise à jour du catalogue formation, publication sur intranet, site web ou newsletters. Aide à la réalisation de supports de présentation, de promotion, de communication.
Temps de travail : 50%