Le Diocèse du Puy-en-Velay, qui couvre 257 communes et 279 paroisses regroupées en 22 ensembles paroissiaux, s'appuie sur une Presbyterium composée de plus de 73 prêtres, 51 salariés et de nombreux bénévoles.
Dans ce cadre, le Diocèse recrute un(e) Secrétaire pour assister l'Evêque dans toutes les tâches administratives de secrétariat liées à la mission épiscopale et à son fonctionnement.
Missions principales :
Sous la responsabilité hiérarchique de l'Evêque du Diocèse du Puy, la/le Secrétaire, assure les activités suivantes :
- Gestion administrative :
Rédaction et mise en forme de courriers, notes et rapports.
Gestion des emails (transmission, réponse, suivi) ;
Suivi de dossiers (préparation de dossiers de travail, classement et archivage papiers et informatiques) ;
Gestion de l'agenda de l'évêque (réunions, déplacements, rendez-vous officiels).
Préparation des dossiers avant les rencontres et les rendez-vous ;
- Communication et relations :
Premier contact avec le Presbyterium, les acteurs pastoraux, et institutions extérieures.
Accueil des prêtres et des autres, ayant des demandes en lien avec l'évêque (réponse ou transmission des demandes aux instances concernées).
Coordination des invitations, messages et vœux officiels.
Préparation des documents pour les interventions de l'évêque.
- Organisation et logistique :
Organisation des réunions, conférences et événements diocésains.
Organisation de journées particulières ou de sessions (envoi des invitations. réservation de salles, de repas, gestion d'inscriptions en lien avec le lieu d'accueil)
Gestion des déplacements, hébergements et logistique lors des visites pastorales.
Archivage et classement des documents selon les normes diocésaines.
Compétences requises / Savoir-faire :
Bonne capacité rédactionnelle : bon niveau de l'expression écrite et orale
Bonne connaissance des réalités ecclésiales, des usages et des convenances.
Des notions de droit.
Aptitude à travailler de manière autonome et à prioriser les tâches.
Pragmatisme et rigueur dans la gestion du quotidien.
Maîtrise de l'outil informatique.
Savoir-être :
Sens de l'organisation, d'initiative et d'anticipation
Sens du contact et des relations humaines, diplomatie.
Aisance dans le contact téléphonique.
Serviabilité et disponibilité.
Discrétion et réserve absolue.
Interface
En lien avec le service communication (articles pour la revue diocésaine et autres.)
En lien avec le Vicaire Général.
En lien avec le Chancelier (statistiques, annuaire diocésain).
En lien avec les responsables de services diocésains (transmission/collecte d'informations)
Contrat : CDI à 80%
Rémunération : salaire annuel à négocier selon le profil et l'expérience.
Expérience souhaitée, idéalement dans le milieu ecclésiastique ou associatif.
Disponibilité pour travailler en horaires flexibles en fonction de l'agenda de l'évêque.