CONTEXTE DU POSTE
Notre équipe ADGE (Administration Générale) recherche activement son.a nouvel.elle « Secrétaire Accueil Courrier GED » !
Après une phase d'accompagnement, vous serez chargé.e d'assurer l'accueil physique, la gestion du standard téléphonique avec les appels internes et externes ainsi que la distribution du courrier papier et dématérialisé. Le tout, dans le respect des obligations règlementaires, des procédures en vigueur au sein de l'association et sous la supervision de votre responsable de service.
Au quotidien, vous portez les valeurs de l'association et adoptez une posture professionnelle et bienveillante.
MISSION
Votre mission principale ?
- Vous réceptionnez et transférez les appels internes et externes du standard téléphonique (150 appels/jour en binôme)
- Vous accueillez et renseignez les visiteurs internes et externes
- Vous réceptionnez, vérifiez et signez les bons de livraisons des colis et des courriers postaux (en arrivée)
- Vous collectez, affranchissez et envoyez les colis et courriers postaux (au départ)
- Vous triez, numérisez, indexez, enregistrez et archivez les factures ainsi que tous les autres documents reçus (dans un logiciel professionnel appelé MAGIS)
Sans oublier son équipe...
- Vous communiquez quotidiennement avec votre équipe (transmission d'information, questionnement, vérification etc.)
- Vous rendez compte aussi souvent que nécessaire à votre responsable de service