Véritable pilier de l'organisation administrative et de la vie de l'entreprise, le (la) secrétaire de direction intervient sur un large périmètre mêlant accueil, gestion administrative, moyens généraux et support RH. À ce poste transversal, vous contribuez activement au bon fonctionnement quotidien de la société et à la qualité de l'environnement de travail.
Accueil et gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la société, gérer les appels et orienter les interlocuteurs internes et externes.
- Préparer et organiser l'accueil des visiteurs et veiller à la tenue et à la qualité des locaux.
- Réaliser les tâches administratives générales et assurer un appui aux fonctions supports.
- Rédiger, mettre en forme et gérer les documents administratifs et techniques (courriers, mémos, reporting, documents selon la charte graphique).
- Gérer et organiser l'archivage de la documentation administrative et technique (NDA, STC, DOA, commandes, etc.).
- Assurer la gestion des commandes clients de documents d'archives de certification (établissement des devis, recherche des documents, envoi).
Moyens généraux, vie de l'entreprise et support RH :
- Piloter les contrats de prestations de services généraux, établir les devis et suivre les interventions des prestataires externes.
- Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs (transports, hébergements, locations de véhicules, avances).
- Gérer les véhicules de société, les notes de frais et les commandes de fournitures et prestations diverses.
- Suivre les obligations liées à la gestion des risques professionnels (mise à jour du document unique, suivi des formations SST).
- Assurer le suivi de l'entretien et de la conformité du bâtiment (prestataires, contrôles réglementaires, sécurité).
- Participer à la gestion du budget « vie en entreprise », à l'organisation des espaces de travail et à la mise en œuvre d'actions d'amélioration.
- Organiser des événements internes contribuant à la cohésion et au bien-être des équipes.
- Assurer un support RH : gestion et suivi des congés et absences, mise à jour des plannings, suivi administratif des entrées et sorties, bilans mensuels d'heures, suivi des visites médicales et des formations.
- Gérer les demandes de sous-traitance technique : suivi administratif, organisation des entretiens et coordination avec les prestataires.
Gestion logistique :
- Assurer la coordination des flux logistiques entre les fournisseurs et l'entrepôt sous-traité.
- Suivre les livraisons, la traçabilité et la documentation associée.
- Gérer l'interface administrative avec le prestataire logistique externe.
- Assurer le suivi des stocks de kits avant expédition.
PROFIL :
Compétences :
- Excellente aisance relationnelle et sens de l'accueil.
- Anglais courant (lu, écrit et parlé).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint - suite Office).
- Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément.
- Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.
Qualités personnelles :
- Autonomie, polyvalence et capacité à gérer les urgences.
- Sens de l'organisation, méthode et créativité.
- Esprit d'initiative et force de proposition.
- Capacité d'adaptation et goût pour le travail en équipe.
- Sens du service et posture professionnelle.