Mission
Sous l'autorité du Responsable d'Agence, le (la) Secrétaire d'Agence chargé(e)d' assume des missions polyvalentes (cf détail ci-dessous) , en prenant des initiatives d'organisation pour adapter ses actions en fonction des réalités et priorités de l'agence. CDD de 9 mois - 1/2 temps tous les matins du lundi au vendredi inclus.
Activités Principales
Gérer le standard téléphonique, s'assurer des traitements des messages, prendre des rendez-vous ou les confirmer
Assurer le premier niveau d'information et orienter les appels téléphoniques
Assurer l'accueil physique et renseigner sur les activités de l'agence
Traiter le courrier réceptionner, distribuer les mails et s'assurer de leur traitement
Gestion administrative des stagiaires
Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires,
Elaborer et transmettre aux stagiaires et aux organismes concernés, les documents administratifs
Editer les feuilles d'émargement et instruire les états de présence
Créer la fiche OP à partir de la convention puis transmettre cette dernière aux Services Généraux
Gérer la maintenance du photocopieur et déclencher des demandes d'intervention
Gérer les approvisionnements en fournitures de bureau
Préparer et transmettre les documents d'achat et d'investissement aux Services Généraux
Faire l'imputation et le suivi des factures fournisseurs, les enregistrer dans la matrice du budget mensuel
Transmettre ces factures aux services généraux
Préparer les factures, les transmettre aux clients et transmettre une copie aux services généraux
Mettre à jour les fiches OP, suivre les règlements et réaliser les relances téléphoniques
Concevoir des tableaux de bord de suivi de la consommation des heures stagiaires
Préparer et participer à la réalisation des en-cours
Préparer et participer à la réalisation du budget prévisionnel
