1. Mission principale
Assurer la gestion administrative, commerciale et logistique des dossiers clients et fournisseurs, depuis la réception des offres jusqu'à la facturation et l'expédition, en garantissant la conformité des documents et le bon suivi des opérations.
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2. Activités principales
A. Gestion Fournisseurs en binôme (période d'absences collègue)
- Saisie des factures fournisseurs sur EBP
- Enregistrement et archivage des factures sur le serveur fournisseurs
- Création fournisseurs / erp ( réf fournisseurs sur EBP)
- Import des commandes fournisseurs dans EBP
- Facturation client via EBP
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B. Gestion Administrative
- Accueil téléphonique et réception des appels
- Suivi des contrats (téléphonie, imprimantes, scanners, etc.)
- Gestion du courrier
- Création et suivi des dossiers administratifs et techniques (appels d'offres)
- Gestion des sauvegardes serveur
- Formation du personnel aux outils de gestion (EBP, Microsoft, Teams.)
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C. Gestion Commerciale et Logistique
- Import des offres dans EBP
- Transmission des offres aux commerciaux concernés
- Transformation des offres en commandes sur EBP
- Envoi des accusés de réception de commande aux clients et demande FDI
Suivi technique et conformité
- Organisation des contrôles (Veritas, Intertek)
- Validation des rapports de conformité
- Compilation et gestion des fiches techniques
- Mise à disposition des documents sur le serveur
Gestion douanière et export
- Compilation des codes douaniers
- Demande de certificats d'origine auprès de la CCI
- Demande de documents d'export (EX1) via le transitaire
Gestion des commandes et expéditions
- Création et saisie des packing lists
- Envoi des documents (factures, B/L, packing list) au client et via DHL
- Transmission des documents au transitaire
- Validation des drafts de B/L
Suivi des dossiers
- Gestion des reliquats (restes à livrer)
- Mise à jour des bases clients EBP
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3. Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)
- Connaissance du logiciel EBP ou d'un ERP
- Notions en commerce international (douane, transport, documents export) est un plus
- Organisation, rigueur et polyvalence
- Bon relationnel (clients, fournisseurs, transitaires)
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4. Qualités personnelles
- Autonomie
- Sens des priorités
- Esprit d'équipe
- Capacité d'adaptation
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5. Position dans l'organisation
- Rattaché(e) à : la Direction générale et gérance.
- Binôme / poste et travaux de collaboration administrative
- En relation avec :
o Toute la Ste
o Fournisseurs
o Clients
o Transitaires
o Organismes de contrôle (Veritas, Intertek)
Temps de travail : possibilité mi-temps ou temps plein