Rattaché(e) à sa directrice, vous travaillez au sein d'une équipe constituée d'une douzaine de collaborateurs.
Vos principales missions seront de faciliter la production administrative et d'être l'interface relationnelle entre les copropriétaires et les gestionnaires :
- Assister les gestionnaires de copropriété (mutualisation) sur un portefeuille défini
- Suivre les demandes des copropriétaires
- Réserver les salles pour les AG et suivi
- Diffuser les PV d'AG aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés, mettre à jour le registre de copropriété + gestion du registre des mandats
- Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires
- Déclarer les sinistres en MRI
- Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs
- Classer et suivre des dossiers de copropriétés
- Créer des contrats sous la GED et MAJ
- Reprendre les contrats de fluides
- Saisir et vérifier des frais postaux des copropriétés.
Accueil :
- Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées
- Accueillir les clients et les entreprises
- Gérer les clés et les contrôles d'accès et imputation des frais aux destinataires ainsi que des commandes de plaques et modifications interphones,
- Traiter le courrier papier et mails, répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues
- Gérer l'espace clients extranet et de la GED
- Traiter les mutations et mettre à jour le logiciel
- Gérer des courriers NPAI.
Secrétariat :
- Archiver les dossiers de copropriétés
- Commander les fournitures du syndic
- Gérer les voitures de service (garage, pneus)
- Distribuer le courrier.