Missions :
- Accueil physique et téléphonique
- Gérer les autorisations d'urbanisme (maîtrise indispensable du logiciel Oxalis)
- Gérer l'Etat Civil (mariage, pacs, reconnaissance anticipée, décès, parrainage civil, recensement ... ) Maitrise du logiciel JVS indispensable
- Tenir les listes électorales (inscription, radiation, comission de contrôle, ...)
- Gérer les demandes d'arrêtés
- Réaliser des tâches courante de secrétariat
SAVOIRS :
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- maîtriser les logiciels JVS et Oxalis
- SAVOIR FAIRE :
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
