1. Gestion administrative et documentaire
- Saisir et mettre en forme les documents et comptes rendus de réunions.
- Relire et corriger les documents.
- Effectuer les photocopies et reprographies selon les besoins.
- Préparer et assurer le suivi de dossiers divers.
- Classer, indexer et archiver les documents (papier et numérique), quotidiennement et annuellement.
2. Organisation des réunions et formations
- Préparer et organiser les réunions : convocations, suivi des inscriptions, relances, préparation des dossiers, réservation et vérification des salles, accueil des participants, feuilles d'émargement, attestations.
- Préparer et organiser les formations syndicales du territoire.
- Gérer le planning des salles de réunion.
3. Gestion de la communication et de l'accueil
- Gérer le courrier et les colis : affranchissement, expédition, réception, tri, ventilation.
- Gérer la messagerie électronique : ouverture, ventilation, premier niveau de traitement.
- Gérer et mettre à jour les bases de données, listings et fichiers.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Assurer la gestion et la vente de petits matériels et documents CFDT.
4. Gestion comptable et financière
- Réaliser des opérations de tenue et suivi de la comptabilité, saisie des dépenses /recettes
Suivre les remboursements de frais.
Effectuer des paiements, virements suite validation du bon à payer.
Effectuer le suivi des comptes bancaires
Lettrage.
Facturations et relances
Produire, conserver, classer, archiver sous forme numérique et/ou physique les documents comptables, par exercice budgétaire annuel
5. Organisation du secrétariat des responsables du site et politique
- Assurer l'appui administratif et logistique aux responsables du site et aux responsables politiques.
6. Reporting et coordination
- Rendre compte régulièrement de son activité au responsable.
Temps partiel effectué les matins sur 4 ou 5 jours à convenir
Compétences attendues
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique, Office 365).
- Capacité à gérer la diversité des tâches et les urgences.
- connaissance plan comptable
- Respect des règles de confidentialité..
- Capacité à rendre compte aux responsables politiques.
- Résistance au stress et gestion des priorités.
- Rigueur, organisation, esprit de synthèse.
- Communication claire et efficace.
- Bon relationnel.
- Adopter une posture professionnelle équilibrée dans la relation avec les militant-e-s : conserver la juste distance, tout en restant accueillant-e, disponible et amical-e.
Entretiens à prévoir le 11 Février