Mission générale :
L'assistant(e) administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise en soutenant les équipes dans la gestion quotidienne des tâches administratives, organisationnelles et de communication.
Responsabilités principales :
- Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance : Réception, filtrage et redirection des appels, gestion du courrier entrant et sortant, et suivi des mails.
- Gestion des agendas et des rendez-vous : Planification des réunions internes et externes, gestion des déplacements (billets, hôtels, etc.), utilisation d'outlook.
- Rédaction de documents administratifs : Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, comptes rendus de réunions, rapports ou autres documents administratifs.
- Suivi des dossiers administratifs : Classement, archivage des documents physiques et électroniques (notamment comptables), gestion de la base de données et mise à jour des informations nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Transmission des éléments mensuels au comptable de l'entreprise.
- Vérification, saisie et émission des factures clients, suivi des paiements et relance des créances impayées sur un logiciel comptable.
- Accueil physique et virtuel : Accueil des visiteurs, gestion des demandes internes et externes, et gestion des petits services courants pour les collaborateurs.
Qualités pour ce poste :
- bonne gestion du stress
- discrétion et confidentialité.