INTITULE ET POSITIONNEMENT DU POSTE
- Intitulé du poste : Assistant.e polyvalent.e de direction
- Lien hiérarchique : poste placé directement sous l'autorité de la direction
- Rôle global : appui transversal à la direction de l'association, avec un rôle indirect auprès du Conseil d'Administration.
MISSIONS
1. Missions administratives générales (sous l'autorité de la direction)
L'assistant.e polyvalent.e de direction assure des missions administratives transversales, en appui direct à la direction visant à soutenir le fonctionnement global de l'association
Cela inclut des tâches de secrétariat courant et de coordination administrative :
- Gestion de la correspondance électronique de la direction (réception, classement, réponse)
- Création de tableaux de bord liés aux fonctions supports
- Gestion et suivi des dossiers fournisseurs
- Rédaction de Compte rendu de réunion
- Appui au bon fonctionnement du Conseil d'Administration dans ses missions (préparation, suivi administratif)
L'ensemble de ces missions contribue directement à :
- L'élaboration du Projet associatif 2026-2032
- La rédaction Rapport d'activité annuel de l'association
2. Missions d'élaboration de la nouvelle Programmation d'activité
L'assistant.e particip.e activement à la préparation de la nouvelle saison associative :
- Appui à la direction dans la construction de la nouvelle programmation 2026/2027
- Recherche et suivi de prestataires et intervenants pour la nouvelle saison
- Mission de veille territoriale, consistant à observer l'offre existante sur le secteur afin de formuler des préconisations, notamment sur les prix pratiqués.
3. Missions d'assistanat Ressources Humaines
Le poste comprend un volet RH administratif :
- Rédaction de contrats de travail & conventions
- Suivi des horaires réalisés
- Classement et gestion des dossiers du personnel
4. Organisation d'événements et dynamisation de la vie associative
L'assistant.e polyvalent.e de direction joue un rôle central dans l'organisation et l'animation des événements portés par l'association. À ce titre, il/elle est en lien étroit avec la direction, l'équipe salariée, les bénévoles, les adhérent-es et les partenaires.
En relais de la Direction, il/elle contribue activement à la mobilisation des bénévoles et des Animateurs-Intervenants, en favorisant leur implication dans la préparation et le déroulement des manifestations organisées par la structure. Il/Elle participe également directement aux événements les 29 mai (si possible) et 5 juin en soirée (impératif).
En lien avec la chargée d'accueil et de communication, il/elle accompagne l'accueil des différents publics et participe au développement d'une relation de proximité et de fidélisation avec les adhérent-es. Il/Elle veille à maintenir le lien, à répondre aux demandes et à encourager l'engagement des publics dans la dynamique associative.