Placé-e sous l'autorité du Responsable du centre de loisirs sur lequel il-elle est affecté-e, l'Agent administratif a pour mission d'assurer la gestion administrative, la communication et le suivi financier du centre. Il-elle contribue au bon fonctionnement du centre et à la qualité de l'accueil des publics en lien avec les équipes d'animation et la direction. Il-elle organise, suit et coordonne les dossiers administratifs, les inscriptions, la facturation, la communication et le suivi des présences, afin de garantir la fluidité des activités et la satisfaction des familles.
Activités principales
Gestion administrative et l'accueil des familles
- Assurer la gestion administrative des inscriptions aux centre de loisirs et pole jeunesse
- Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers des familles
- es (pièces obligatoires, autorisations, certificats)
- Accueillir et renseigner les familles (physiquement, par téléphone ou par mail)
- Fournir des informations sur le fonctionnement du centre et les activités proposées
- Être le relais entre les familles, l'équipe d'animation et la direction
- Garantir la confidentialité et la bonne tenue des documents administratifs
Communication et diffusion d'informations
- Mettre à jour le site internet et les supports numériques du centre de loisirs
- Participer à la rédaction et à la diffusion des publications sur les réseaux sociaux (Facebook, newsletter, affichages)
- Créer et diffuser des supports d'information destinés aux familles et aux partenaires
Facturation et suivi financier
- Établir les factures des familles selon les inscriptions et prestations consommées
- Assurer le suivi des paiements et encaissements, relancer si nécessaire
- Tenir à jour les tableaux de suivi financier et transmettre les informations à la direction ou au service comptable
Saisie et suivi des présences
- Saisir les feuilles de pointage des centres après chaque journée (effectifs enfants et animateurs)
- Vérifier la cohérence des données avec les inscriptions et plannings
- Participer à la production de rapports de suivi pour la direction
Autres activités
- Contribuer à l'organisation administrative des événements et temps forts du centre
- Vérifier l'état du matériel administratif et signaler les besoins d'approvisionnement
- Participer aux réunions d'équipe et partager ses idées et retours sur l'organisation et la gestion du centre
- Apporter un appui ponctuel aux équipes d'animation lors de périodes de forte activité
