Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.
Dans le cadre d'un remplacement, le poste est proposé en CDD à temps partiel, à raison de 14 heures hebdomadaires réparties sur 2 jours. Une secrétaire est déjà présente les mardis et jeudis ; le poste vient en complément sur deux journées à définir parmi les lundis, jeudis ou vendredis.
Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien
- Assure le secrétariat courant du centre :
o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)
o gestion des courriels et transmission des informations en interne
o suivi des plannings et réservations de salles
Réalise des travaux bureautiques :
o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,
o classement, archivage et rangement
- Gère les fournitures de bureau et produits consommables, en lien avec l'équipe
- Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
- Apporte un soutien administratif à la direction
2) Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers et assure le suivi des outils administratifs.
- Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :
o gestion des adhésions
o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.)
o suivi des réservations et de la fréquentation
- Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
- Contrôle les présences et les paiements
- Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
- Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement
- Assure le suivi administratif des règlements des adhérents
Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.
- Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.
- Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
- Assure la gestion de l'affichage dans les locaux
- Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées
Participe à la vie et à l'animation du centre
- Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
- Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
- Prépare et participe aux animations et événements du centre
