Le/la secrétaire assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et relationnel au sein de l'association.
Il/elle contribue au bon fonctionnement des instances associatives, à la gestion administrative des ressources humaines, à l'appui direct du Directeur général et à l'accueil du siège.
Les principales missions sont :
1. Gestion administrative de l'association et des instances
- Organiser et assurer le suivi administratif des instances associatives (COS, Directoire, Assemblée Générale).
- Préparer et envoyer les convocations, ordres du jour et documents nécessaires aux réunions.
- Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et documents de synthèse.
- Rédiger les courriers et notes pour le compte des administrateurs et de la direction.
- Assurer l'envoi des documents aux administrations et partenaires institutionnels.
- Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs et institutionnels.
2. Aide à la gestion administrative des Ressources Humaines
- Assurer la saisie et le suivi administratif des contrats de travail.
- Constituer, mettre à jour et classer les dossiers individuels du personnel.
- Assurer le suivi administratif des absences (arrêts maladie, accidents du travail).
- Mettre à jour les registres et tableaux de suivi réglementaires.
- Rédiger et assurer le suivi des courriers administratifs RH (attestations, notifications, réponses diverses).
- Faire le lien administratif avec la direction et, le cas échéant, le service RH.
3. Appui administratif au Directeur général
- Assister le Directeur général dans la gestion administrative quotidienne.
- Suivre la planification des rendez-vous et des réunions.
- Préparer et mettre en forme les dossiers, courriers et documents nécessaires aux activités de la direction.
- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la direction.
- Faciliter la circulation de l'information entre la direction, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes.
4. Accueil et gestion administrative du siège
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes au siège de l'association.
- Orienter les interlocuteurs internes et externes avec professionnalisme.
- Réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier.
- Assurer le suivi des fournitures de bureau, la gestion des stocks et les commandes.
- Participer à l'organisation logistique des réunions et événements institutionnels.
Profil recherché :
Le/la candidate doit savoir maitriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
