L'association EPAL recrute un-e assistant-e administratif-ve afin d'assurer un rôle de support transversal et contribuer au bon fonctionnement de sa structure.
Ce poste polyvalent s'inscrit à la fois en appui au Pôle formation et dans la gestion des moyens généraux de l'association (flotte de véhicules, téléphonie, informatique, assurances), en lien étroit avec les équipes et la di-rection.
Placé.e sous l'autorité hiérarchique des co directrices et fonctionnelle du responsable de Pôle Formation, elle.il aura pour missions :
Missions :
Pôle Formation (50%)
Suivi et gestion administrative des vacataires :
- Dossier administratif, éléments de preuves, Charte de l'intervenant, évaluation
Gestion administrative et partenariale des actions de formation :
- Accueil des demandes d'informations des établissements clients et réponse (par courriel ou par téléphone).
- Favoriser le lien commercial avec les clients et apporter une réponse adaptée et positive face aux besoins/difficultés ex-primés.
- Suivi de l'état des inscriptions et relance des collectivités/établissements petites - enfances, enfance, jeunesse, médico-sociaux, dont la protection de l'enfance, sanitaires si besoin, éditions des convocations, renseignement des bases de ges-tion des actions, envoi des attestations, préparation et suivi des envois du dossier intervenant et du dossier stagiaire
Gestion administrative et financière des actions :
- Récupération des pièces administratives (feuilles d'émargements, factures, frais des formateurs.)
Gestion logistique des actions de formation :
- Cohérence des plannings des vacataires et préparation des documents pédagogiques en liens avec les formations dis-pensées.
Administration des supports et des actions de communication du Pôle :
- Participation à la construction du catalogue, actualisation du site internet
- Création de plaquettes et flyers d'information.
Moyens généraux (30%)
- Administration de la flotte de véhicules
- Administration de la flotte téléphonique
- Administration des moyens informatiques
- Déclaration et suivi des incidents/sinistres à l'assurance (responsabilité civile, dommages aux biens)
- Centralisation des documents administratifs de l'association mis à jour (attestations INSEE, de vigilance, fiscale, don-nées sociales.)
Participation aux temps de regroupement capitalisation et mutualisation interne à EPAL
Connaissances :
- Bonne maîtrise du cadre juridique de la certification QUALIOPI
- Solides connaissances des règles légales et juridiques en matière d'emploi et de formation
Compétences techniques :
- Sait organiser son travail et ses missions en autonomie
- Sait travailler seule à son poste ; inscrit dans une dynamique d'équipe d'intervenants territoriaux à distance.
- Excellente maitrise de l'écrit français
- Bonnes capacités de communication que ce soit à l'oral ou à l'écrit
- Capacité d'analyse et de synthèse
Aptitudes comportementales et relationnelles :
- Sait tenir informé son responsable d'éventuelles difficultés ou évènements rencontrés
- Sait écouter et communiquer avec bienveillance dans la relation client et aux vacataires
- Sait prendre l'initiative d'interpeller sur les dossiers communs ses collègues sous une forme qui permette l'échange po-sitif et constructif
- Sait agir en réactivité face à une modification administrative de dernière minute en lien avec l'activité du secteur
- Participe activement aux temps d'équipe et sait être force de proposition
Informatique :
- Excel : Sait remplir des outils de suivi efficients partagés pour suivre l'activité.
- Word : maîtrise du publipostage et de la mise en page de courriers
- Web : actualisation du site web et compte Linkedin
- Maîtrise des outils collaboratifs Office 365 en vue de travailler sur des documents partagés
Horaires annualisés compte tenu de la fermeture du Pôle Formation l'été (mi juillet/mi août).
